Docuvision : Innover dans la gestion des successions

Steve Jobs, entrepreneur technologique légendaire et fondateur d'Apple, a dit un jour : "Soyez proche de vos clients. Si proche que vous leur dites ce dont ils ont besoin bien avant qu'ils ne le réalisent eux-mêmes". 

‍

Les mots de Jobs ont été le mantra d'Estateably depuis la création de l'entreprise en mars 2018. Avant même d'écrire une ligne de code, le cofondateur Alex Wulkan, aujourd'hui directeur des produits Ryan Dankoff, et moi-même avons passé des mois à interroger des praticiens pour mieux comprendre les points douloureux auxquels ils sont confrontés dans leur administration quotidienne des fichiers. Et bien que les personnes avec lesquelles nous avons discuté provenaient d'horizons et de secteurs d'activité différents, toutes se plaignaient d'un manque général d'automatisation dans les outils technologiques à leur disposition au bureau.

Nous avons réagi en développant une offre de produits initiale qui automatisait les processus d'entreprise chaque fois que c'était possible. Aujourd'hui, les formulaires judiciaires prescrits, les lettres précédentes adressées aux parties prenantes de la succession et aux prestataires de services, ainsi que les rapports complexes requis tout au long d'une administration peuvent tous être générés dans l'application d'un simple clic, ce qui permet aux praticiens d'économiser des heures de temps et d'efforts au cours du processus.

Les gains d'efficacité que notre plateforme met à la disposition des praticiens grâce à des résultats générés automatiquement ont peut-être été le facteur le plus important qui a conduit à l'adoption rapide que l'entreprise a connue en 2021. En effet, ce fut une excellente année pour Estateably : nous avons lancé le soutien dans toutes les provinces, augmenté notre clientèle à plus de 300 cabinets professionnels, et nous avons été nommés Logiciel de l'année dans l'enquête annuelle du choix des lecteurs du magazine Canadian Lawyer.

Alors qu'il serait facile pour nous de nous reposer sur nos lauriers, notre succès nous a incités à faire encore plus. Nous sommes donc retournés voir nos clients et leur avons demandé ce que nous pouvions faire de plus pour rendre leur vie professionnelle plus facile à gérer.

Ce que nous avons appris, c'est que si l'automatisation des sorties est une bonne chose, ce qui pose problème aux praticiens, c'est la saisie des données. Cela n'a jamais été aussi évident que lors du processus de comptabilité des successions.

Des dizaines de praticiens ont raconté à notre équipe chargée de la réussite des clients qu'ils recevaient un relevé bancaire ou de courtage à la fin de chaque mois et qu'ils passaient des heures à saisir chaque transaction financière, ligne par ligne, dans nos tableaux comptables pour générer un rapport de comptabilité. Y a-t-il un moyen d'automatiser cela ?

Heureusement, quelques mois auparavant, Estateably avait créé une équipe d'innovation interne et interfonctionnelle qui se réunissait tous les mois pour étudier comment les progrès récents des technologies émergentes pouvaient être incorporés dans le produit afin d'améliorer l'efficacité pour nos utilisateurs. L'équipe d'innovation est dirigée par Eros Comunello, un docteur qui a deux décennies d'expérience dans la recherche et le développement utilisant l'intelligence artificielle, l'apprentissage automatique et la vision par ordinateur. Lorsque nous avons soumis le problème à Eros, il a sauté sur l'occasion de développer une solution.

Le premier projet de l'équipe d'innovation, appelé DocuVision, a été lancé sur la plateforme la semaine dernière. Il s'agit du développement d'un lecteur de relevés financiers qui utilise la technologie de vision par ordinateur pour extraire automatiquement les informations contenues dans les relevés bancaires ou de courtage des clients lors de leur téléchargement. Le système peut identifier les dates, les descriptions et les valeurs des transactions, et déterminer s'il s'agit d'une entrée ou d'une sortie d'argent, et saisir automatiquement ces données dans le tableau comptable, ce qui permet aux responsables de gagner un temps considérable au cours du processus de saisie des données.

En fonction de la description de l'opération, le système suggère si l'opération doit être attribuée au compte de capital (principal) ou au compte de recettes (revenus). Cependant, au fur et à mesure que les utilisateurs fournissent leur catégorisation, le système fait appel à l'intelligence artificielle. Il applique des techniques d'apprentissage automatique pour faire en sorte que toute transaction future dans la description soit attribuée au bon compte de patrimoine.
‍

Voir DocuVision en action :

Quelle est la prochaine étape ? 

L'équipe d'innovation utilise la même technologie d'extraction de données que celle de DocuVision pour apprendre à la plateforme à lire des documents normalisés tels que les feuilles d'impôts et les certificats de décès officiels. Les informations contenues dans ces documents peuvent être transférées dans les champs appropriés de l'application, ce qui permet de réduire les erreurs potentielles de saisie. Par la suite, nous affinerons la technologie et l'appliquerons à des documents non normalisés tels que les certificats de décès des directeurs de pompes funèbres.

L'un des points positifs de la pandémie a été les changements indispensables apportés au régime réglementaire qui ont favorisé la numérisation des services liés à la planification successorale. La Colombie-Britannique, par exemple, a adopté sa propre loi sur les testaments électroniques, qui modifie les exigences en matière de formalité des testaments pour permettre aux testateurs de créer et de signer des testaments par voie électronique. Cette évolution permettra la prolifération d'outils numériques permettant des services de rédaction afin que les professionnels ou les utilisateurs finaux puissent créer rapidement et efficacement des documents de planification successorale. Une plus grande numérisation s'accompagne d'une plus grande normalisation. Ainsi, plus les documents successoraux seront normalisés, plus il sera facile pour les professionnels de la succession d'utiliser DocuVision pour lire et interpréter les testaments, les procurations, les fiducies et autres actes.
‍

Des temps passionnants nous attendent. Et tout commence par l'écoute du client.