Comment s'organiser % Faites plus dans votre pratique juridique

En tant qu'avocat, vous connaissez probablement bien l'art de l'organisation. Après tout, votre travail tourne autour de l'organisation et de la présentation de l'information de manière claire et concise. Cependant, vous risquez de prendre du retard en ce qui concerne votre propre organisation personnelle. Si vous avez du mal à faire face à votre charge de travail, il est peut-être temps de réévaluer vos compétences organisationnelles.

Les avocats sont constamment tirés dans des directions différentes. Vous avez des échéances et des clients à respecter, et des cas pour lesquels vous préparer. Il peut être difficile de rester organisé et de tout faire. Cependant, il y a certaines choses que vous pouvez faire pour vous faciliter la vie.

Voici quelques conseils pour s'organiser et faire plus de travail en tant qu'avocat :

1. Dressez une liste de ce que vous devez faire 

Cela peut sembler une évidence, mais il peut être facile d'oublier ce que vous devez faire lorsque vous jonglez avec de nombreuses choses différentes en tant qu'avocat. Notez tout ce que vous devez faire, puis hiérarchisez les éléments de votre liste. Cela vous aidera à vous concentrer sur ce qui doit être fait en premier, et cela vous aidera également à garder une trace de tout.

2. Ne vous laissez pas distraire par les notifications

La pression pour être constamment connecté peut être écrasante, mais il est important de trouver un équilibre qui fonctionne pour vous. Prendre le temps de se déconnecter de vos appareils peut aider à gérer le stress et créer un équilibre plus productif entre le travail et la vie privée.

3. Conréserverez du temps chaque jour pour travailler sur des tâches précises 

Si vous avez beaucoup de choses à faire en tant qu'avocat, il peut être utile de réserver du temps chaque jour pour travailler sur des tâches précises. Par exemple, vous voudrez peut-être consacrer une heure par jour à la rédaction de mémoires. Ou vous voudrez peut-être réserver 30 minutes chaque jour pour répondre aux appels téléphoniques. En réservant des heures précises pour travailler sur des tâches particulières, vous aurez plus de chances d'accomplir ces tâches.

Le blocage du temps est une méthode de gestion du temps dans laquelle vous divisez votre journée en blocs de temps, chacun étant dédié à l'accomplissement d'une tâche ou d'un groupe de tâches spécifiques. Pour ce faire, vous devez planifier et préparer votre semaine de travail à l'avance, y compris quand traiter les notifications. Le blocage du temps peut être une aide utile pour le suivi du temps et une référence de facturation pour les avocats.

‍4. Prenez des pauses 

Cela peut sembler contre-intuitif, mais prendre des pauses peut vous aider à faire plus. Vous reprendrez votre travail rafraîchi et prêt à vous concentrer lorsque vous ferez une pause.

5. Améliorez votre communication avec vos clients et collègues

Fondamentalement, la communication centrée sur le client consiste à comprendre votre auditoire et à adapter votre message et sa diffusion pour répondre à ses besoins. Il s'agit également de créer un environnement où les clients se sentent à l'aise de poser des questions et de faire part de leurs préoccupations. Par définition, ce genre de communication est bidirectionnelle : il faut écouter activement et parler de manière claire et concise.

Tout le monde dans une entreprise doit être en mesure de communiquer efficacement les uns avec les autres pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Il est essentiel que chacun comprenne ses rôles et responsabilités et se tient au courant de l'état actuel d'un cas ou d'un projet.

6. Effacer votre esprit 

Pour vous organiser en tant qu'avocat, vous devez utiliser des calendriers, des listes de vérification et des cahiers pour suivre les tâches, l'avancement des dossiers, les échéances et les réflexions. Vous pouvez utiliser un bloc juridique ou un planificateur papier et un calendrier, mais il existe également des solutions technologiques qui peuvent vous aider.

7. Organiser votre espace de travail 

La façon dont vous organisez votre bureau dépend entièrement de vous et de ce qui fonctionne le mieux pour vous. Cependant, avoir beaucoup d'encombrement ne vous aide pas à rester organisé. Prenez quelques minutes dès maintenant pour rassurer votre bureau. Ne vous arrêtez pas pour répondre au téléphone ou répondre aux courriels. Concentrez-vous simplement sur cette seule tâche.

Organisez vos documents en les plaçant dans les dossiers appropriés. Rassemblez les fichiers sur lesquels vous ne travaillez pas actuellement et mettez-les en lieu sûr. Si vous pensez en avoir besoin plus tard aujourd'hui ou demain, envisagez d'utiliser un support de fichiers de bureau pouvant contenir quelques documents ou fichiers.

Cela s'applique également aux fichiers électroniques - vous n'avez pas besoin d'afficher tous les fichiers sur votre bureau. Utilisez les raccourcis du bureau pour ne garder visibles que les fichiers sur lesquels vous travaillez actuellement tandis que les autres restent cachés dans leurs dossiers corrects.

‍8. Renforcer la confiance des clients grâce à une communication efficace 

La communication avec les clients est importante parce qu'elle contribue à établir la confiance et la compréhension entre le client et le fournisseur de services. Une bonne communication peut aider à faire avancer les dossiers de manière plus efficiente et plus efficace.

Il est essentiel de communiquer efficacement avec les clients pour instaurer la confiance et comprendre leurs besoins. Être un bon auditeur et être honnête sont les meilleurs moyens d'y parvenir, mais certains outils peuvent aider à améliorer la communication.

9. Améliorez vos compétences en gestion du temps 

Les avocats doivent gérer leur temps efficacement pour s'acquitter de leur charge de travail et respecter les échéances. Les compétences en gestion du temps sont importantes pour que les avocats maintiennent un bon équilibre travail-vie personnelle et restent organisés.

Quel que soit le système que vous utilisez pour suivre le temps, il est important de le faire immédiatement et de ne pas attendre. Plus vous attendez, plus il devient difficile de tout suivre.

10. Utiliser les outils juridiques de gestion de projet

La gestion de projet dans un cabinet d'avocats est le processus qui permet d'atteindre les objectifs du cabinet et d'améliorer l'efficacité. Cela peut être fait en améliorant les flux de travail ou en entreprenant des projets internes spécifiques. Les outils de gestion de projet peuvent aider à la planification, à la budgétisation, à la facturation et à d'autres processus de l'entreprise qui ne sont pas liés à un cas particulier.

Logiciel de gestion de la confiance

L'organisation des avocats est essentielle au succès dans le domaine juridique.

Il existe de nombreuses façons de s'organiser, mais l'une des meilleures façons est d'utiliser un logiciel de gestion de la confiance. Le logiciel de gestion des fiducies est conçu pour aider les avocats à gérer leur charge de travail et à suivre les échéances, en aidant les avocats à faire plus de travail et à être plus productifs.

Conclusion 

Il existe de nombreuses façons pour les avocats de s'organiser et de faire plus. L'une des façons consiste à utiliser un logiciel de gestion de la confiance. Ce logiciel peut aider les avocats à suivre leurs clients, leurs dossiers et leurs échéances. Elle peut aussi aider les avocats à gérer leurs finances et leurs factures. Les logiciels de gestion de la confiance peuvent aider les avocats à gagner du temps et à être plus productifs.

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