Powering NIKA Law LLP's Estate Administration Practice

Avec le COVID-19 qui a permis une plus grande sensibilisation à des questions telles que la planification successorale et l'importance d'avoir un testament, la pratique de NIKA LAW a connu un "boom". Au cours de cette période d'activité intense, le logiciel d'administration des successions qu'ils utilisaient a suscité des inquiétudes, et l'équipe a décidé de rechercher une autre plateforme.
Powering NIKA Law LLP's  Estate Administration Practice

À propos de NIKA LAW LLP

Fondé en juillet 2020 par Nithila Murugadas et Kavina Nagrani, le cabinet NIKA LAW LLP est spécialisé dans les successions - tant les litiges que la planification successorale - ainsi que dans le droit des personnes âgées. Par conséquent, elles aident fréquemment les clients qui cherchent à protéger leur héritage, à homologuer une succession, à contester des tutelles et à contester des testaments.

"Nous voyons tout, des successions insolvables aux successions valant des dizaines de millions de dollars", déclare Nick André, associé chez NIKA LAW. "Nous ne refusons pas les gens en fonction de la taille de la succession. Nous croyons en l'accès à la justice pour tous."

Trouver un système en nuage sûr et accessible

Les avocats travaillant à distance et les clients ayant besoin d'accéder aux dossiers, NIKA LAW savait qu'il lui fallait un système d'administration des dossiers basé sur le cloud. En outre, en tant que nouveau cabinet à la philosophie moderne, il s'efforce d'être aussi dématérialisé que possible et d'être à la pointe de l'efficacité en matière de gestion de cabinet. Auparavant, il utilisait des applications de bureau où les fichiers et les données des clients étaient enregistrés localement, ce qui exposait le cabinet au risque de perdre ou de supprimer des informations par inadvertance.

Les principales priorités de NIKA LAW étaient de trouver un système qui soit :
- basé sur le cloud
- sauvegardé de manière sécurisée
- accessible à distance
- sans papier

Un système basé sur le cloud répondrait à chacune de ces priorités, mais les fondateurs de NIKA LAW ont eu du mal à trouver une solution acceptable.

À l'époque, Estateably était en phase de test bêta, et un message sur LinkedIn concernant la plateforme d'administration en ligne de Estateably a attiré l'attention de NIKA. Après avoir recherché d'autres solutions, Nithila et Kavina ont rencontré l'équipe de Estateably pour une démonstration du logiciel.

EstateablyLes fonctionnalités de la plateforme les ont impressionnés, mais c'est le design moderne du programme, combiné à la connaissance de l'équipe des questions de succession et des besoins des avocats, qui les a convaincus de tester la plateforme.

Pourquoi NIKA LAW a choisi Estateably

Le cabinet a décidé de participer au test bêta de Estateably, profitant de l'occasion pour donner son avis sur le système - à la fois ce qu'il a aimé et ce qui, selon lui, pourrait être amélioré pour mieux répondre à ses besoins et à ceux des autres avocats et greffiers spécialisés dans les successions.

"Participer au test bêta a été formidable, car nous avons pu donner notre avis en temps réel et voir que cet avis était rapidement pris en compte au fur et à mesure que les développeurs intégraient des modifications et des corrections dans la plate-forme", explique Nithila.

Avec Estateably, l'équipe de NIKA LAW peut accéder rapidement et en toute sécurité à ses fichiers, quel que soit l'endroit où elle travaille. Ils peuvent également présenter virtuellement les informations relatives aux dossiers à leurs clients, ce qui permet à chacun d'être au courant de l'état d'avancement d'une affaire. Les clients ont la possibilité d'accéder à leurs propres dossiers afin de rester informés, ce qui encourage une documentation et une collaboration efficaces.

Le système précédent de NIKA LAW était trop rigide pour ses besoins. Comme il était analogique, la saisie des données était très répétitive. Lorsque des problèmes survenaient, on perdait du temps à les résoudre, mais il était impossible de faire avancer le dossier tant que ces questions n'étaient pas réglées. Selon Nithila, l'équipe de Estateably est très réactive et compétente. Elle peut donc répondre rapidement aux questions et fournir une assistance, ce qui lui permet, ainsi qu'à l'équipe de NIKA LAW, de gagner un temps précieux.

Parmi les autres avantages de Estateably:
- Automatisation des processus à forte intensité de main-d'œuvre, comme la génération automatique de fichiers, de lettres et de formulaires
- Flux de travail intégrés et personnalisables
- Création facile de rapports comptables
.

Transmettre la valeur aux clients de NIKA LAW

Les clients de NIKA LAW en profitent également - les avocats consacrant moins de temps à la saisie des données et les clients étant en mesure de saisir eux-mêmes les données, les successions économisent de l'argent qui serait autrement payé en frais juridiques. Les coûts sont rationalisés, ce qui permet de maximiser les distributions éventuelles aux bénéficiaires.

"Nous avons des administrateurs de succession très compétents qui connaissent mieux les données que nous et qui sont capables d'assumer les tâches parfois lourdes de saisie de données sur un dossier", explique Nithila. "Estateably a la possibilité unique de donner aux clients un compte et un accès à leur dossier afin qu'ils puissent réellement les aider et prendre en charge les tâches non juridiques, nous laissant ainsi analyser les données, ce qui est notre plus grande valeur ajoutée et permet en fin de compte de réduire les coûts de la succession."

En facilitant la communication et la collaboration avec les clients, Estateably rend le processus plus transparent. Les clients ont également une compréhension plus claire de leurs dossiers.

"Avec Estateably, les rapports de comptabilité successorale et autres sont devenus faciles à comprendre pour les clients", explique Nick. "Ils sont simples et formatés de manière intuitive. Par exemple, lorsqu'on rencontre un administrateur de succession pour lui expliquer comment le montant de sa rémunération a été calculé, il est plus facile de le guider à travers les données, ce qui rend la réunion plus agréable."

En conséquence, la satisfaction des clients a augmenté depuis que NIKA LAW a commencé à utiliser Estateably.

"La plateforme en nuage deEstateably nous permet de continuer à bâtir un cabinet sans papier qui maximise la valeur pour nos clients, quelle que soit leur taille. L'équipe est compétente et réactive, ce qui nous permet d'avoir l'esprit tranquille et le temps de nous concentrer sur l'aide à nos clients. "

- Nithila Murugadas, associée, NIKA LAW LLP

Des gains de temps combinés à un service client exceptionnel

Les gains de temps sont également essentiels pour NIKA LAW. Les flux de travail rationalisés permettent d'économiser le temps et les ressources habituellement nécessaires aux tâches liées aux dossiers, telles que la préparation des demandes et des affidavits jusqu'aux comptes complets formatés pour le tribunal. En consacrant moins de temps à chaque dossier, l'équipe est libérée pour se concentrer sur les nouveaux dossiers et développer le cabinet.

La conformité aux réglementations est une priorité pour Estateably, qui se tient au courant des nouvelles dispositions et législations ayant un impact sur le droit successoral. Les changements sont ensuite rapidement mis en œuvre dans le système.

"Dans la pratique des testaments et des successions, la loi évolue constamment, tout comme la procédure", explique Nick. "Il est parfois difficile de se tenir au courant des diverses directives de pratique et des formulaires judiciaires, mais travailler avec Estateably a été formidable car ils maintiennent le logiciel à jour et intègrent les formulaires judiciaires les plus récents en temps opportun."

Bien que les fonctionnalités de Estateably constituent un attrait considérable pour NIKA LAW, c'est le service à la clientèle qu'ils disent apprécier le plus.

"Nous n'avions pas pensé au service client comme quelque chose à prendre en compte lorsque nous nous sommes lancés dans cette aventure", déclare Nithila. "Leur équipe a été incroyablement réactive et très rapide pour résoudre les problèmes, même au tout début. Ils sont clairement motivés pour garder leurs clients heureux et pour mettre en œuvre des changements et des corrections rapidement, offrant à leurs clients la meilleure expérience que l'on puisse espérer."

À propos de Estateably

Fondée en 2018, Estateably développe des solutions basées sur le cloud pour les praticiens nord-américains des fiducies et des successions. Son produit phare est un outil de flux de travail et de productivité qui aide à rationaliser l'administration des successions en automatisant le remplissage des formulaires du tribunal des successions et des lettres de précédent, en simplifiant la saisie de l'inventaire et de la comptabilité des successions, et en permettant la production de rapports en un clic aux parties prenantes de la succession. Depuis son lancement en janvier 2021, la plateforme alimente les pratiques d'administration de successions et de fiducies de plus de 500 entreprises.

Gabriel St-Maurice
Gabriel est un professionnel du succès client avec 8 ans d'expérience dans les produits et applications SaaS B2B. Il aime aider les clients à atteindre leurs objectifs technologiques et à garantir les meilleurs résultats possibles en matière d'adoption, d'intégration et de compétence globale des utilisateurs.
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