Administration des successions et COVID : le bon, le mauvais et les opportunités

Ari Brojde
Fondateur et PDG

Le secteur des fiducies et des successions n'est pas différent.

À un niveau très élevé, les professionnels du secteur des fiducies et des successions offrent deux ensembles de services aux clients. Le premier est lié à la planification, comme par exemple : la rédaction et l'exécution de testaments ou de procurations pour assurer une succession efficace aux bénéficiaires. Le second ensemble est lié à l'administration, qui comprend l'administration d'une succession.

Bien que les services de planification et d'administration opèrent tous deux sous la même bannière, les réponses à la COVID de chaque côté de l'industrie ont été radicalement différentes.

Au cours des derniers mois, les Canadiens se sont efforcés de rédiger des testaments ou de mettre à jour ceux qui existaient déjà. Un conseiller principal en matière de fiducie et de succession d'une grande institution financière canadienne nous a dit que de nombreux avocats ont dû cesser de prendre de nouveaux clients parce que la demande pour ces services était trop élevée. Les nouvelles startups offrant des services de rédaction de testaments en ligne, comme Epilogue et Willful pour les particuliers et eState Planner pour les professionnels, ont connu une forte demande constante pour leurs services.

En outre, il est devenu plus compliqué de rencontrer un avocat pour rédiger un testament. Pourtant, les gouvernements et les autorités de réglementation de tout le pays ont pris des mesures pour introduire et adopter une législation très nécessaire qui permet d'alléger la charge que représente l'exécution à distance des documents de planification successorale.

En mars, le Québec est devenu la première province à introduire des mesures d'allégement novatrices pour la signature électronique des actes notariés, y compris les testaments, les procurations et les mandats de protection.

La nouvelle législation autorise l'exécution à distance des actes notariés, sous réserve des conditions suivantes :

  1. Le notaire doit pouvoir voir et entendre les parties à l'acte ; chaque partie ou intervenant doit pouvoir voir et entendre le notaire ; lorsque le contexte l'exige (comme dans le cas d'un testament qui requiert un témoin).
  2. Le témoin doit pouvoir voir et entendre les parties ainsi que le notaire.
  3. Les signataires et le notaire doivent pouvoir voir le document ou, le cas échéant, la partie du document qui les concerne ; les signataires, à l'exception du notaire, doivent signer par une méthode électronique qui permet leur identification et leur consentement.
  4. Le notaire doit signer avec sa signature électronique officielle.

En avril, l'Ontario a autorisé le témoignage virtuel des testaments et des procurations pendant l'urgence COVID-19, à condition que l'un des deux témoins soit un avocat ou un assistant juridique. Par la suite, le témoignage virtuel des testaments et des procurations a pu être effectué en parallèle, permettant à chaque témoin et à l'auteur du testament et de la procuration de signer une copie identique séparée des documents, qui forment ensemble le testament et la procuration complets.

En juin, la Colombie-Britannique a présenté le projet de loi 21, qui propose des modifications au Wills, Estates and Succession Act de la Colombie-Britannique, afin de permettre aux tribunaux d'accepter les testaments qui sont créés sur ordinateur et signés électroniquement, et pour lesquels il n'existe pas de copie imprimée. Les modifications permettront également l'utilisation de la technologie pour témoigner des testaments par des personnes se trouvant dans des endroits différents. De plus, la législation proposée contient de nouvelles procédures pour révoquer ou modifier les testaments électroniques.

En août, plus de 9000 Canadiens ont perdu la vie à cause de complications liées au COVID. Les tribunaux et les cabinets d'avocats n'étant pas encore totalement opérationnels, il reste à voir comment les successions de ceux qui ont perdu leur combat contre le COVID auront un impact sur les processus judiciaires et les cabinets d'avocats qui aident les familles en deuil.

Avec les restrictions existantes, le dépôt de documents dans les tribunaux concernés a été un défi pour la plupart. La présence en personne au palais de justice étant interdite, les dépôts doivent se faire par courrier ou par messagerie. Le coût de cette solution est négligeable, car la plupart des praticiens font appel à des "coursiers" (coursiers locaux qui offrent des services de dépôt auprès des tribunaux), et le coût d'un coursier par rapport à celui d'un service de messagerie (FedEx, Purolator) est comparable. Malheureusement, de nombreux cabinets comptent sur la connaissance qu'ont les coursiers du palais de justice local et de son personnel pour classer facilement les documents. Lorsqu'un paquet arrive dans une enveloppe scellée par un service de messagerie, il est impossible de répondre immédiatement aux questions du greffier. Le manque d'interaction entraîne un jeu d'adresse téléphonique entre le greffier et le cabinet, en particulier lorsque le personnel du cabinet travaille à distance et n'a pas toujours un accès immédiat à la messagerie vocale de son bureau.

Comme de nombreux membres du personnel travaillent à domicile, on nous rappelle constamment à quel point une pratique successorale peut être lourde en papier et en travail manuel. Si personne n'est présent sur place pour accepter les documents des clients, les scanner et les mettre à distance à la disposition du personnel travaillant à domicile, tout dossier sera interrompu.

Il est également devenu plus difficile pour les exécuteurs d'obtenir des évaluations sur les biens immobiliers et autres actifs physiques en raison des exigences de distanciation sociale. De nombreux évaluateurs hésitent à visiter des propriétés immobilières et font des évaluations ou des photos à l'aide d'une voiture. Les choses se compliquent encore davantage lorsqu'une succession possède des biens relevant de plusieurs juridictions, comme les biens américains.

Se rendre au domicile d'une personne pour recueillir des informations après son décès ne peut se faire à distance. Les bénéficiaires ne peuvent pas recevoir à distance des chèques de distribution accompagnés de lettres de mise à jour sur l'avancement de la succession. Ils ne peuvent pas envoyer de télécopies aux organismes gouvernementaux qui n'acceptent pas les courriels sécurisés à distance. Ils ne peuvent pas non plus numériser, imprimer, recevoir du courrier, classer des articles, envoyer des coursiers ou se rendre à une propriété pour y faire évaluer des biens (dont vous seul avez les clés) et ne peuvent pas faire un affidavit nécessitant le sceau d'un notaire à distance.

Pour ces raisons, un agent fiduciaire que nous avons interrogé n'avait pas d'autre choix que de travailler tous les jours depuis le bureau.

En étant la "personne présente" dans le bureau, je suis maintenant la "personne disponible", a-t-elle déclaré.

"Pour tout. Toujours. L'unique intermédiaire pour les appels, les questions, les demandes de renseignements situationnels des planificateurs de patrimoine et les conversations de mentorat avec les collègues. Disponible pour organiser le courrier du département, collecter les articles imprimés des gens, imprimer des lettres et les associer à des chèques, et vérifier sur leur bureau les articles dont ils ont besoin mais qu'ils ont OUBLIÉS (...il y a toujours une clé supplémentaire cachée quelque part !). Disponible pour vérifier la présence de documents dans la salle des dossiers, voir si un fax est arrivé, prendre un appel entrant d'un prospect ou d'un client (TOUS les appels entrants du département, en fait), faire certifier des documents par un notaire pour d'autres personnes, et descendre à la chambre forte lorsqu'une double garde est nécessaire, parce que .... je suis le seul à être là !"

Nous sommes en 2020 ; il doit y avoir une meilleure solution.

L'Agence du revenu du Canada (ARC) a été un point positif. Tout en reconnaissant que les délais de traitement peuvent augmenter parce que les employés travaillent sous diverses restrictions pour leur santé et leur sécurité pendant la pandémie COVID-19, l'ARC a créé une procédure temporaire permettant aux contribuables et à leurs représentants de soumettre des demandes de certificats de décharge et des informations justificatives par courrier électronique.

J'ai récemment reçu un appel d'un avocat spécialisé dans les fiducies et les successions, qui a affirmé n'avoir jamais travaillé aussi dur de toute sa carrière qu'au cours des derniers mois.

"Je fais des journées de quinze heures, mais je ne peux facturer les clients que pour la moitié puisque je passe la moitié de mon temps à me rendre au bureau pour récupérer les dossiers des clients lorsque je reçois une demande téléphonique des bénéficiaires."

Estateably s'engage à résoudre les problèmes qui résultent d'un manque de numérisation et de processus hautement manuels entrepris par les professionnels de l'administration des successions et des fiducies. En complétant les processus existants par des technologies modernes, nous offrons une solution automatisée et conforme qui augmente la capacité du personnel et la collaboration entre les parties prenantes tout en diminuant les exigences de documentation manuelle et en augmentant les revenus de l'entreprise.

C'est justement la pandémie qui a incité les planificateurs du secteur des fiducies et des successions à innover et à adopter des changements technologiques indispensables, l'administration doit être prompte à suivre, au risque de prendre encore plus de retard.

Ari Brojde
Fondateur et PDG
Ari Brojde est co-fondateur et PDG de Estateably, une plateforme qui permet aux professionnels des fiducies et des successions de numériser leurs pratiques grâce à l'automatisation et à une meilleure conformité tout en facilitant la collaboration à l'échelle de la pratique.

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