Estates & Covid : Les bons, les mauvais et les opportunités

Le secteur des fiducies et des successions n'est pas différent.

À un niveau très élevé, les professionnels du secteur des fiducies et des successions offrent deux types de services à leurs clients. Le premier est lié à la planification, comme la rédaction et l'exécution de testaments ou de procurations pour assurer une succession efficace aux bénéficiaires. Le second est lié à l'administration, qui comprend l'administration d'une succession.

Bien que les services de planification et d'administration opèrent sous la même bannière, les réactions à COVID ont été radicalement différentes de part et d'autre de l'industrie.

Au cours des derniers mois, les Canadiens se sont empressés de rédiger des testaments ou de mettre à jour ceux qu'ils possédaient déjà. Un conseiller principal en matière de fiducie et de succession d'une grande institution financière canadienne nous a dit que de nombreux avocats avaient dû cesser de prendre de nouveaux clients parce que la demande pour ces services était trop élevée. De nouvelles entreprises proposant des services en ligne de rédaction de testaments et d'actes de succession, comme Epilogue et Willful pour les particuliers et eState Planner pour les professionnels, ont enregistré une forte demande pour leurs services.

En outre, rencontrer un avocat pour rédiger un testament est devenu plus compliqué. Néanmoins, les gouvernements et les autorités de réglementation de tout le Canada ont pris l'initiative d'introduire et d'adopter une législation indispensable pour alléger le fardeau de l'exécution à distance des documents de planification successorale.

En mars, le Québec est devenu la première province à introduire des mesures d'allègement innovantes pour la signature électronique des actes notariés, y compris les testaments, les procurations et les mandats de protection.

La nouvelle législation autorise l'exécution à distance des actes notariés, sous réserve des conditions suivantes :

1. Le notaire doit pouvoir voir et entendre les parties à l'acte ; chaque partie ou intervenant doit pouvoir voir et entendre le notaire ; lorsque le contexte l'exige (comme dans le cas d'un testament qui nécessite un témoin).
2. Le témoin doit pouvoir voir et entendre les parties ainsi que le notaire.
3. Les signataires et le notaire doivent pouvoir voir l'acte ou, le cas échéant, la partie de l'acte qui les concerne ; les signataires, à l'exception du notaire, doivent signer par un moyen électronique permettant leur identification et leur consentement.
4. Le notaire doit apposer sa signature électronique officielle.

En avril, l'Ontario a autorisé l'authentification virtuelle des testaments et des procurations dans le cadre de l'urgence COVID-19, à condition que l'un des deux témoins soit un avocat ou un auxiliaire juridique. Par la suite, l'authentification virtuelle des testaments et des procurations pourra se faire en contrepartie, ce qui permettra à chaque témoin et à l'auteur du testament et de la procuration de signer une copie distincte et identique des documents qui, ensemble, formeront le testament et la procuration complets.

En juin, la Colombie-Britannique a présenté le projet de loi 21, qui propose des modifications au Wills, Estates and Succession Act de la Colombie-Britannique, afin de permettre aux tribunaux d'accepter les testaments créés sur ordinateur et signés électroniquement, et pour lesquels il n'y a pas de copie imprimée. Les modifications permettront également l'utilisation de la technologie pour témoigner des testaments par des personnes se trouvant dans des lieux différents. En outre, la législation proposée contient de nouvelles procédures pour révoquer ou modifier les testaments électroniques.

Au mois d'août, plus de 9 000 Canadiens avaient perdu la vie à cause de complications liées au COVID. Les tribunaux et les cabinets d'avocats n'étant pas encore totalement opérationnels, il reste à voir comment les successions de ceux qui ont perdu leur combat contre le COVID influenceront les procédures judiciaires et les cabinets d'avocats qui aident les familles en deuil.

Compte tenu des restrictions existantes, le dépôt de documents auprès des tribunaux compétents constitue un défi pour la plupart des personnes concernées. Il n'est pas possible de se rendre en personne au palais de justice, de sorte que les dépôts doivent être effectués par courrier ou par coursier. Le compromis en termes de coûts est ici négligeable, car la plupart des praticiens utilisent des "Court Runners" (coursiers locaux qui offrent des services de dépôt auprès des tribunaux), et le coût d'un coursier par rapport à un service de messagerie (FedEx, Purolator) est comparable. Malheureusement, de nombreux cabinets comptent sur la connaissance qu'ont les coursiers du palais de justice local et de son personnel pour faciliter le dépôt des documents. Lorsqu'un colis arrive dans une enveloppe scellée par un service de messagerie, il n'est pas possible de répondre immédiatement aux questions du greffier. Le manque d'interaction se traduit par un jeu d'adresse téléphonique entre le greffier et le cabinet, en particulier lorsque le personnel du cabinet travaille à distance et n'a pas toujours un accès immédiat à la boîte vocale de son bureau.

Avec de nombreux employés travaillant à domicile, nous n'avons cessé de nous rappeler à quel point un cabinet immobilier peut être gourmand en papier et en travail manuel. Si personne n'est sur place pour accepter les documents des clients, les numériser et les mettre à la disposition du personnel travaillant à domicile, n'importe quel dossier s'arrêtera.

Il est également devenu plus difficile pour les exécuteurs testamentaires d'obtenir des évaluations de biens immobiliers et d'autres actifs physiques en raison des exigences de distanciation sociale. De nombreux évaluateurs sont réticents à se rendre sur les lieux d'une succession et procèdent à des évaluations en voiture ou à partir de photos. Les choses se compliquent encore lorsqu'une succession comporte des actifs relevant de plusieurs juridictions, comme des biens américains.

Se rendre au domicile d'une personne pour recueillir des informations après son décès ne peut se faire à distance. Les bénéficiaires ne peuvent pas recevoir à distance des chèques de distribution accompagnés de lettres d'information sur l'état d'avancement de la succession. Ils ne peuvent pas envoyer de télécopies à des organismes gouvernementaux qui n'acceptent pas les courriels sécurisés à distance. Ils ne peuvent pas scanner, imprimer, recevoir du courrier, classer des documents, envoyer des courriers ou se rendre à une propriété pour faire évaluer des biens (dont vous êtes le seul à avoir les clés) et ne peuvent pas faire une déclaration sous serment nécessitant le sceau d'un notaire à distance.

Pour ces raisons, un agent fiduciaire que nous avons interrogé n'a pas eu d'autre choix que de travailler depuis son bureau tous les jours.

En étant la "personne présente" au bureau, je suis maintenant la "personne disponible", a-t-elle déclaré.

"Pour tout. Toujours. L'unique intermédiaire pour les appels, les questions, les demandes de renseignements conjoncturels de la part des planificateurs de patrimoine et les conversations de mentorat avec les collègues. Disponible pour organiser le courrier du service, collecter les documents imprimés des personnes, imprimer des lettres et les associer à des chèques, et vérifier sur leur bureau les éléments dont ils ont besoin, mais qu'ils ont OUBLIÉS (...il y a toujours une clé supplémentaire cachée quelque part !). Je suis disponible pour vérifier la présence de documents dans la salle des dossiers, pour voir si un fax est arrivé, pour prendre un appel entrant de prospects ou de clients (TOUS les appels entrants du service, en fait), pour faire authentifier des documents pour d'autres personnes et pour descendre à la chambre forte lorsque la "double garde" est requise, parce que .... Je suis le seul à être là !"

Nous sommes en 2020 ; il doit y avoir une meilleure solution.

L'Agence du revenu du Canada (ARC) est un point positif. Tout en reconnaissant que les délais de traitement peuvent s'allonger parce que les employés travaillent sous diverses restrictions pour leur santé et leur sécurité pendant la pandémie de COVID-19, l'ARC a créé une procédure temporaire permettant aux contribuables et à leurs représentants de soumettre les demandes de certificats de décharge et les informations à l'appui par courrier électronique.

J'ai récemment reçu un appel d'un avocat spécialisé dans les fiducies et les successions, qui affirmait n'avoir jamais travaillé aussi dur de toute sa carrière qu'au cours des derniers mois.

"Je travaille quinze heures par jour, mais je ne peux en facturer que la moitié aux clients, car je passe la moitié de mon temps à me rendre au bureau pour récupérer les dossiers des clients lorsque je reçois une demande de renseignements par téléphone de la part des bénéficiaires.

Estateably s'engage à résoudre les problèmes qui résultent d'un manque de numérisation et de processus hautement manuels entrepris par les professionnels de l'administration des successions et des trusts. En complétant les processus existants avec des technologies modernes, nous offrons une solution automatisée et conforme qui augmente la capacité du personnel et la collaboration entre les parties prenantes tout en diminuant les exigences de documentation manuelle et en augmentant les revenus de l'entreprise.

De même que la pandémie a incité le secteur des fiducies et des successions à innover et à adopter des changements technologiques indispensables, le secteur administratif doit suivre rapidement, sous peine d'être encore plus à la traîne.