Dehors en regardant dedans : Réflexion sur les problèmes de règlement des successions par un tiers du secteur

Ari Brojde
Fondateur et PDG

Je serai le premier à l'admettre : Je n'ai jamais eu le malheur d'administrer une succession.

Pourtant, aujourd'hui, je me retrouve à la tête de Estateablyune entreprise technologique qui se rapproche de la transformation d'une industrie qui a très peu innové au cours des dernières décennies.

Pour les directeurs, partenaires, responsables et administrateurs des sociétés de fiducie, des cabinets d'avocats, de comptables et de notaires avec lesquels nous avons engagé des discussions, nous sommes des étrangers à l'industrie. Lors des réunions d'introduction, lorsque nous présentons à nos interlocuteurs la mission et la vision de notre entreprise, nous sommes - le plus souvent - accueillis avec une bonne dose de scepticisme. Je me souviens de l'une de nos toutes premières rencontres avec un cadre supérieur d'une société fiduciaire appartenant à une banque, qui, quelques instants après m'avoir serré la main, m'a posé la question suivante : "Pourquoi, si je puis me permettre, cherchez-vous à vous impliquer dans ce secteur ?"

En effet, dans les premiers temps de l'entreprise, j'ai souvent eu le sentiment que le fait de ne pas être un initié de l'industrie pouvait être un défi trop important à relever. Mais avec le temps, j'ai commencé à réaliser exactement le contraire : être un outsider de l'industrie peut avoir ses propres avantages distincts et puissants.

Si vous voulez transformer un secteur existant, il est essentiel d'apporter une perspective nouvelle. Pour avoir travaillé dans un secteur différent, vous avez naturellement une approche unique de la résolution des problèmes. De plus, vous disposez d'un large éventail d'expériences passées sur lesquelles vous pouvez vous appuyer, ce qui n'est pas le cas des initiés du secteur.

En raison du manque d'expérience pratique du secteur, les outsiders peuvent avoir tendance à être un peu plus curieux que les insiders. Et quand on est intéressé, on pose beaucoup de questions, et quand on pose beaucoup de questions et qu'on écoute attentivement, de bonnes choses se produisent.

Le premier livre que j'ai lu après avoir quitté mon emploi de gestionnaire de fortune privée en 2015 pour créer une entreprise technologique était "The Startup Owner's Manual" de Steve Blank, de l'université de Stanford."

Le message de l'ouvrage fondamental de Blank peut être résumé par une citation souvent utilisée : "Il n'y a pas de faits à l'intérieur de votre bâtiment, alors sortez."

En tant qu'outsiders n'ayant aucune expérience pratique de l'administration de successions, il était essentiel que nous prenions à cœur le conseil de Blank. Ainsi, avant de dessiner le moindre fil conducteur, de concevoir le moindre produit et d'écrire la moindre ligne de code, nous avons passé des mois à discuter avec des professionnels du secteur pour découvrir leurs difficultés.

Plus nous passions de temps à l'extérieur du bâtiment, plus nous commencions à réaliser que les problèmes énoncés n'étaient pas propres à une seule entreprise, ni à un seul segment de l'industrie. Tous les exécuteurs professionnels que nous avons rencontrés ont répondu honnêtement à nos questions et, en fait, ont été confrontés aux mêmes problèmes.

Quels sont donc les problèmes que notre recherche a mis en évidence ? D'un point de vue extérieur, les problèmes liés à l'administration des successions se répartissent en deux catégories : les problèmes liés aux processus externes et les problèmes liés aux opérations internes, dont les implications sont décrites ci-dessous.

Problèmes avec les opérations internes

Il y a quatre problèmes communs liés aux opérations que nous avons pu identifier tout au long de notre découverte continue avec les parties prenantes de l'industrie :

1 - Saisie manuelle excessive des données

L'administration des successions, comme nous l'avons appris, est très manuelle et exige beaucoup de travail. Ceux qui effectuent le travail administratif quotidien se plaignent souvent du manque d'outils et d'automatisation mis à leur disposition au bureau. À cet égard, le remplissage répétitif de formulaires et la saisie manuelle des transactions dans les systèmes comptables figurent en tête de liste des demandes liées à l'automatisation.

2 - Courbes d'apprentissage abruptes

Dans les sociétés fiduciaires, en particulier, la formation et l'éducation des nouvelles recrues sont incohérentes et inefficaces. Alors qu'une main-d'œuvre vieillissante commence à prendre sa retraite, les gestionnaires devront les remplacer pour répondre à la demande de la pratique. Les statistiques officielles du gouvernement suggèrent que le nombre de décès dans la plupart des juridictions augmentera de 60 à 75 % au cours des deux prochaines décennies. La plupart des nouvelles recrues auront peu d'expérience ou de connaissance du processus de règlement des successions. Aujourd'hui, les nouveaux employés disent avoir du mal à trouver rapidement des informations sur la formation dans les systèmes d'enregistrement existants. Ils doivent donc se fier aux conseils de leurs supérieurs, qui sont toujours trop occupés par leur travail pour leur offrir une aide immédiate. Tout cela se traduit par des courbes d'apprentissage abruptes où tant le personnel que les cadres estiment qu'il faut plus d'un an à une nouvelle recrue pour se mettre à niveau.

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3 - Documentation fastidieuse

Tous les exécuteurs sont confrontés à une responsabilité juridique et financière importante qui fait partie intégrante de leur rôle, et cette responsabilité ne fait qu'augmenter pour les exécuteurs d'entreprise. Il est donc nécessaire d'assurer une stricte conformité réglementaire par la tenue de pistes d'audit et de journaux d'activité précis. Pourtant, les administrateurs avec lesquels nous nous sommes entretenus ont admis qu'ils remplissent rarement les rapports d'activité à temps. Au lieu de cela, ils les remplissent des semaines plus tard, ce qui entraîne des rapports préparés à la hâte, des risques importants de non-conformité et un manque de visibilité pour les clients.

4 - Collaboration inefficace

Pour être efficace, le processus de règlement, en particulier dans une société fiduciaire, nécessite la participation de plusieurs personnes travaillant sur un seul dossier au fur et à mesure qu'il passe par le flux de travail de bout en bout. Pourtant, il n'existe pas aujourd'hui de moyen simple pour que les différentes personnes - qu'il s'agisse de parties prenantes internes ou externes - puissent accéder aux informations dont elles ont besoin pour collaborer de manière transparente autour d'un dossier.

Implications des problèmes liés aux opérations

Identifier les problèmes en posant les bonnes questions est la partie la plus simple ; la tâche la plus difficile est de déterminer les implications commerciales qui peuvent survenir si ces problèmes ne sont pas résolus. D'un point de vue extérieur, les quatre problèmes identifiés ci-dessus ont un ensemble standard de conséquences, qui peuvent toutes avoir un impact négatif sur la vitalité d'un cabinet d'administration de biens. Il s'agit notamment de la baisse de productivité du personnel et de la non-optimisation des ressources, qui entraînent à leur tour une hausse des coûts de main-d'œuvre ; d'une main-d'œuvre mécontente, qui entraîne une plus grande fréquence de rotation du personnel ; de mauvaises expériences pour les clients, qui entraînent une baisse de la probabilité de recommandations futures de la part des clients ; et d'inefficacités opérationnelles, qui entraînent des délais de règlement plus longs, des coûts de conformité plus élevés et une rentabilité globale plus faible.  

Au cours des prochains mois, nous nous pencherons plus en profondeur sur chacun des problèmes identifiés ci-dessus. Si vous êtes un gestionnaire, un agent fiduciaire ou un administrateur, un avocat, un parajuriste, un comptable ou un notaire qui s'occupe de régler des successions de manière professionnelle, nous aimerions avoir votre avis. Une personne ou une entreprise ne peut pas à elle seule transformer de manière significative un secteur qui a longtemps résisté au changement.

Si nous avons oublié quelque chose, veuillez laisser un commentaire ou m'envoyer un message à l'adresse suivante abrojde@estateably.com!

Ari Brojde
Fondateur et PDG
Ari Brojde est co-fondateur et PDG de Estateably, une plateforme qui permet aux professionnels des fiducies et des successions de numériser leurs pratiques grâce à l'automatisation et à une meilleure conformité tout en facilitant la collaboration à l'échelle de la pratique.

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