Les problèmes de règlement des successions vus par un outsider du secteur
Ari Brojde
12 octobre 2023

Je serai le premier à l'admettre : Je n'ai jamais eu le malheur d'administrer une succession.

Pourtant, aujourd'hui, je me retrouve à la tête de Estateablyune entreprise technologique qui se rapproche de la transformation d'un secteur qui a connu très peu d'innovations au cours des dernières décennies.

Pour les directeurs, partenaires, responsables et administrateurs des sociétés fiduciaires, des cabinets d'avocats, de comptables et de notaires avec lesquels nous avons entamé des discussions, nous sommes des étrangers au secteur. Lors des réunions d'introduction, lorsque nous présentons à nos interlocuteurs la mission et la vision de notre entreprise, nous sommes - le plus souvent - accueillis avec une bonne dose de scepticisme. Je me souviens d'une de nos toutes premières réunions avec un cadre supérieur d'une société fiduciaire appartenant à une banque qui, quelques instants après m'avoir serré la main, m'a posé la question suivante : "Pourquoi, si je puis me permettre, cherchez-vous à vous impliquer dans ce secteur ?"

En effet, au cours des premiers jours de l'entreprise, j'ai souvent eu le sentiment que le fait de ne pas être un initié de l'industrie pouvait être un défi trop élevé à relever. Mais avec le temps, j'ai commencé à me rendre compte du contraire : le fait d'être un outsider de l'industrie peut avoir ses propres avantages distincts et puissants.

Pour transformer un secteur existant, il est essentiel d'apporter un regard neuf. Ayant travaillé dans un secteur différent, vous avez naturellement une approche unique pour résoudre les problèmes. De plus, vous disposez d'un large éventail d'expériences passées sur lesquelles vous pouvez vous appuyer, ce qui n'est pas le cas des initiés du secteur.

En raison de leur manque d'expérience pratique dans l'industrie, les outsiders ont tendance à être un peu plus curieux que les initiés. Et quand on est intéressé, on pose beaucoup de questions, et quand on pose beaucoup de questions et qu'on écoute attentivement, de bonnes choses se produisent.

Le premier livre que j'ai lu après avoir quitté mon emploi de gestionnaire de patrimoine privé en 2015 pour créer une entreprise technologique est "The Startup Owner's Manual" de Steve Blank, de l'université de Stanford.

Le message de l'œuvre fondatrice de Blank peut être résumé par une citation souvent utilisée : "Il n'y a pas de faits à l'intérieur de votre bâtiment, alors sortez".

En tant que personnes extérieures n'ayant aucune expérience pratique de l'administration des successions, il était essentiel que nous prenions à cœur le conseil de Blank. C'est pourquoi, avant de dessiner un seul fil de fer, de générer des conceptions de produits et d'écrire une seule ligne de code, nous avons passé des mois à parler avec des initiés de l'industrie pour découvrir leurs points faibles.

Plus nous passions de temps à l'extérieur du bâtiment, plus nous nous rendions compte que les problèmes évoqués n'étaient pas propres à une seule entreprise, ni à un seul secteur d'activité. Tous les exécuteurs professionnels que nous avons rencontrés ont répondu honnêtement à nos questions et se sont trouvés confrontés aux mêmes problèmes.

Quels sont donc les problèmes que notre étude a mis en évidence ? D'un point de vue extérieur, les problèmes liés à l'administration des successions se répartissent en deux catégories : les problèmes liés aux processus externes et les problèmes liés aux opérations internes, dont les implications sont décrites ci-dessous.

Problèmes liés aux opérations internes

Nous avons pu identifier quatre problèmes communs liés aux opérations grâce à notre découverte continue des acteurs du secteur :

1 - Saisie manuelle excessive des données

L'administration des successions, comme nous l'avons appris, est très manuelle et exige beaucoup de travail. Les personnes qui effectuent le travail administratif quotidien se plaignent souvent du manque d'outils et d'automatisation mis à leur disposition au bureau. À cet égard, le remplissage répétitif de formulaires et la saisie manuelle des transactions dans les systèmes comptables figurent en tête de liste des demandes liées à l'automatisation.

2 - Courbes d'apprentissage abruptes

Dans les sociétés fiduciaires, en particulier, la formation et l'éducation des nouveaux employés sont incohérentes et inefficaces. Alors qu'une main-d'œuvre vieillissante commence à prendre sa retraite, les gestionnaires devront la remplacer pour répondre à la demande de la pratique. Les statistiques officielles du gouvernement suggèrent que le nombre de décès dans la plupart des juridictions augmentera de 60 à 75 % au cours des deux prochaines décennies. La plupart des nouvelles recrues auront peu d'expérience ou de connaissance du processus de règlement des successions. Aujourd'hui, les nouveaux employés déclarent qu'il est difficile de trouver rapidement les informations relatives à la formation dans les systèmes d'archivage existants. Ils doivent donc s'en remettre aux conseils des cadres supérieurs, qui sont souvent trop occupés par leur travail pour leur offrir une aide immédiate. Tout cela se traduit par des courbes d'apprentissage abruptes : le personnel et les responsables estiment qu'il faut plus d'un an à un nouvel employé pour se mettre au diapason.

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3 - Documentation fastidieuse

Tous les exécuteurs testamentaires sont confrontés à une responsabilité juridique et financière importante qui fait partie intégrante de leur rôle, et cette responsabilité ne fait que s'accroître pour les exécuteurs testamentaires d'entreprise. Il est donc nécessaire d'assurer une stricte conformité réglementaire en conservant des pistes d'audit et des journaux d'activité précis. Pourtant, les administrateurs avec lesquels nous nous sommes entretenus ont admis qu'ils remplissaient rarement les rapports d'avancement dans les délais impartis. Au lieu de cela, ils le font des semaines plus tard, ce qui donne lieu à des rapports préparés à la hâte, à des risques importants de non-conformité et à un manque de visibilité pour les clients.

4 - Collaboration inefficace

Pour être efficace, le processus de règlement, en particulier au sein d'une société fiduciaire, nécessite la participation de plusieurs personnes travaillant sur un même dossier tout au long du flux de travail. Or, aujourd'hui, il n'existe pas de moyen simple permettant aux différentes personnes - qu'il s'agisse de parties prenantes internes ou externes - d'accéder aux informations dont elles ont besoin pour collaborer de manière transparente autour d'un dossier.

Implications des problèmes liés aux opérations

Identifier les problèmes en posant les bonnes questions est la partie la plus simple ; la tâche la plus difficile consiste à déterminer les implications commerciales qui peuvent découler de l'absence de contrôle de ces problèmes. D'un point de vue extérieur, les quatre problèmes identifiés ci-dessus ont un ensemble de conséquences standard, qui peuvent toutes avoir un impact négatif sur la vitalité d'un cabinet d'administration de successions. Il s'agit notamment de la baisse de productivité du personnel et de la non-optimisation des ressources, qui entraînent à leur tour une augmentation des coûts de main-d'œuvre ; d'une main-d'œuvre mécontente, qui entraîne une plus grande incidence de la rotation du personnel ; d'une mauvaise expérience des clients, qui réduit la probabilité qu'ils recommandent le cabinet à l'avenir ; et d'inefficacités opérationnelles, qui entraînent des délais de règlement plus longs, des coûts de mise en conformité plus élevés et une rentabilité globale plus faible.  

Au cours des prochains mois, nous approfondirons chacun des problèmes identifiés ci-dessus. Si vous êtes un gestionnaire, un agent fiduciaire ou un administrateur, un avocat, un parajuriste, un comptable ou un notaire et que vous vous occupez de régler des successions de manière professionnelle, nous serions ravis d'entendre vos commentaires. Une personne ou une entreprise ne peut à elle seule créer une transformation significative dans un secteur qui résiste depuis si longtemps au changement.

Si nous avons oublié quelque chose, n'hésitez pas à laisser un commentaire ou à m'envoyer un message à l'adresse suivante abrojde@estateably.com!

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Les défis du règlement des successions en dehors de l'industrie

Cet article est le premier d'une série de billets de blog consacrés aux défis auxquels sont confrontés les spécialistes de l'administration des successions, du point de vue d'un observateur extérieur au secteur.

Je serai le premier à l'admettre : Je n'ai jamais eu le malheur d'administrer une succession.

Pourtant, aujourd'hui, je me retrouve à la tête de Estateablyune entreprise technologique qui se rapproche de la transformation d'un secteur qui a connu très peu d'innovations au cours des dernières décennies.

Pour les directeurs, partenaires, responsables et administrateurs des sociétés fiduciaires, des cabinets d'avocats, de comptables et de notaires avec lesquels nous avons entamé des discussions, nous sommes des étrangers au secteur. Lors des réunions d'introduction, lorsque nous présentons à nos interlocuteurs la mission et la vision de notre entreprise, nous sommes - le plus souvent - accueillis avec une bonne dose de scepticisme. Je me souviens d'une de nos toutes premières réunions avec un cadre supérieur d'une société fiduciaire appartenant à une banque qui, quelques instants après m'avoir serré la main, m'a posé la question suivante : "Pourquoi, si je puis me permettre, cherchez-vous à vous impliquer dans ce secteur ?"

En effet, au cours des premiers jours de l'entreprise, j'ai souvent eu le sentiment que le fait de ne pas être un initié de l'industrie pouvait être un défi trop élevé à relever. Mais avec le temps, j'ai commencé à me rendre compte du contraire : le fait d'être un outsider de l'industrie peut avoir ses propres avantages distincts et puissants.

Pour transformer un secteur existant, il est essentiel d'apporter un regard neuf. Ayant travaillé dans un secteur différent, vous avez naturellement une approche unique pour résoudre les problèmes. De plus, vous disposez d'un large éventail d'expériences passées sur lesquelles vous pouvez vous appuyer, ce qui n'est pas le cas des initiés du secteur.

En raison de leur manque d'expérience pratique dans l'industrie, les outsiders ont tendance à être un peu plus curieux que les initiés. Et quand on est intéressé, on pose beaucoup de questions, et quand on pose beaucoup de questions et qu'on écoute attentivement, de bonnes choses se produisent.

Le premier livre que j'ai lu après avoir quitté mon emploi de gestionnaire de patrimoine privé en 2015 pour créer une entreprise technologique est "The Startup Owner's Manual" de Steve Blank, de l'université de Stanford.

Le message de l'œuvre fondatrice de Blank peut être résumé par une citation souvent utilisée : "Il n'y a pas de faits à l'intérieur de votre bâtiment, alors sortez".

En tant que personnes extérieures n'ayant aucune expérience pratique de l'administration des successions, il était essentiel que nous prenions à cœur le conseil de Blank. C'est pourquoi, avant de dessiner un seul fil de fer, de générer des conceptions de produits et d'écrire une seule ligne de code, nous avons passé des mois à parler avec des initiés de l'industrie pour découvrir leurs points faibles.

Plus nous passions de temps à l'extérieur du bâtiment, plus nous nous rendions compte que les problèmes évoqués n'étaient pas propres à une seule entreprise, ni à un seul secteur d'activité. Tous les exécuteurs professionnels que nous avons rencontrés ont répondu honnêtement à nos questions et se sont trouvés confrontés aux mêmes problèmes.

Quels sont donc les problèmes que notre étude a mis en évidence ? D'un point de vue extérieur, les problèmes liés à l'administration des successions se répartissent en deux catégories : les problèmes liés aux processus externes et les problèmes liés aux opérations internes, dont les implications sont décrites ci-dessous.

Problèmes liés aux opérations internes

Nous avons pu identifier quatre problèmes communs liés aux opérations grâce à notre découverte continue des acteurs du secteur :

1 - Saisie manuelle excessive des données

L'administration des successions, comme nous l'avons appris, est très manuelle et exige beaucoup de travail. Les personnes qui effectuent le travail administratif quotidien se plaignent souvent du manque d'outils et d'automatisation mis à leur disposition au bureau. À cet égard, le remplissage répétitif de formulaires et la saisie manuelle des transactions dans les systèmes comptables figurent en tête de liste des demandes liées à l'automatisation.

2 - Courbes d'apprentissage abruptes

Dans les sociétés fiduciaires, en particulier, la formation et l'éducation des nouveaux employés sont incohérentes et inefficaces. Alors qu'une main-d'œuvre vieillissante commence à prendre sa retraite, les gestionnaires devront la remplacer pour répondre à la demande de la pratique. Les statistiques officielles du gouvernement suggèrent que le nombre de décès dans la plupart des juridictions augmentera de 60 à 75 % au cours des deux prochaines décennies. La plupart des nouvelles recrues auront peu d'expérience ou de connaissance du processus de règlement des successions. Aujourd'hui, les nouveaux employés déclarent qu'il est difficile de trouver rapidement les informations relatives à la formation dans les systèmes d'archivage existants. Ils doivent donc s'en remettre aux conseils des cadres supérieurs, qui sont souvent trop occupés par leur travail pour leur offrir une aide immédiate. Tout cela se traduit par des courbes d'apprentissage abruptes : le personnel et les responsables estiment qu'il faut plus d'un an à un nouvel employé pour se mettre au diapason.

Aucun texte alt n'est fourni pour cette image

3 - Documentation fastidieuse

Tous les exécuteurs testamentaires sont confrontés à une responsabilité juridique et financière importante qui fait partie intégrante de leur rôle, et cette responsabilité ne fait que s'accroître pour les exécuteurs testamentaires d'entreprise. Il est donc nécessaire d'assurer une stricte conformité réglementaire en conservant des pistes d'audit et des journaux d'activité précis. Pourtant, les administrateurs avec lesquels nous nous sommes entretenus ont admis qu'ils remplissaient rarement les rapports d'avancement dans les délais impartis. Au lieu de cela, ils le font des semaines plus tard, ce qui donne lieu à des rapports préparés à la hâte, à des risques importants de non-conformité et à un manque de visibilité pour les clients.

4 - Collaboration inefficace

Pour être efficace, le processus de règlement, en particulier au sein d'une société fiduciaire, nécessite la participation de plusieurs personnes travaillant sur un même dossier tout au long du flux de travail. Or, aujourd'hui, il n'existe pas de moyen simple permettant aux différentes personnes - qu'il s'agisse de parties prenantes internes ou externes - d'accéder aux informations dont elles ont besoin pour collaborer de manière transparente autour d'un dossier.

Implications des problèmes liés aux opérations

Identifier les problèmes en posant les bonnes questions est la partie la plus simple ; la tâche la plus difficile consiste à déterminer les implications commerciales qui peuvent découler de l'absence de contrôle de ces problèmes. D'un point de vue extérieur, les quatre problèmes identifiés ci-dessus ont un ensemble de conséquences standard, qui peuvent toutes avoir un impact négatif sur la vitalité d'un cabinet d'administration de successions. Il s'agit notamment de la baisse de productivité du personnel et de la non-optimisation des ressources, qui entraînent à leur tour une augmentation des coûts de main-d'œuvre ; d'une main-d'œuvre mécontente, qui entraîne une plus grande incidence de la rotation du personnel ; d'une mauvaise expérience des clients, qui réduit la probabilité qu'ils recommandent le cabinet à l'avenir ; et d'inefficacités opérationnelles, qui entraînent des délais de règlement plus longs, des coûts de mise en conformité plus élevés et une rentabilité globale plus faible.  

Au cours des prochains mois, nous approfondirons chacun des problèmes identifiés ci-dessus. Si vous êtes un gestionnaire, un agent fiduciaire ou un administrateur, un avocat, un parajuriste, un comptable ou un notaire et que vous vous occupez de régler des successions de manière professionnelle, nous serions ravis d'entendre vos commentaires. Une personne ou une entreprise ne peut à elle seule créer une transformation significative dans un secteur qui résiste depuis si longtemps au changement.

Si nous avons oublié quelque chose, n'hésitez pas à laisser un commentaire ou à m'envoyer un message à l'adresse suivante abrojde@estateably.com!

Ari Brojde
Ari Brojde est cofondateur et PDG d'Estateably, une plateforme qui permet aux professionnels des fiducies et des successions de numériser leurs pratiques grâce à l'automatisation et à l'amélioration de la conformité, tout en facilitant la collaboration à l'échelle de la pratique.
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