Les outils de suivi du temps et de productivité des avocats sont-ils vraiment utiles ?
L'équipe Estateably
12 octobre 2023

La gestion du temps est l'un des aspects les plus importants du métier d'avocat : le temps influence la productivité, la rentabilité, la satisfaction des clients, etc. Bien entendu, le temps est toujours une contrainte pour les avocats : par exemple, les avocats doivent respecter les délais, se préparer pour le tribunal ou les dates d'audience, et bien d'autres choses encore.

Compte tenu du temps que les avocats consacrent à leur travail, on pourrait penser que le suivi de leur emploi du temps est une priorité absolue pour les cabinets d'avocats. Après tout, ils utilisent encore un stylo et du papier pour suivre le temps et des outils standard comme Microsoft Excel pour mesurer ce temps.

Ce blog explique pourquoi le suivi du temps est essentiel à la gestion du temps de chaque avocat. Commençons par le commencement.

1. Il prend en charge la facturation

Le processus de facturation est essentiel dans la pratique des cabinets d'avocats, et il est donc crucial que ce processus soit soutenu et mis en œuvre de manière efficace. Sans suivi du temps, les avocats courent le risque de produire des factures inexactes.

La facturation est un élément essentiel du suivi financier et du suivi des clients. Si vous facturez à l'heure, un système numérique de suivi du temps vous permet de toujours savoir combien de temps vous avez travaillé sur un projet et combien vous devez facturer. Ce système permet également de créer un enregistrement précis des services fournis, de sorte qu'il n'y a aucun doute sur ce que le client doit payer. 

Un système numérique de suivi du temps de travail garantit l'exactitude de la facturation. Plus besoin de deviner quand vous avez travaillé ou combien vous devez facturer. Pas de sous-facturation ou de surfacturation de vos services.

Qu'il s'agisse d'un consultant indépendant ou d'un avocat travaillant dans un grand cabinet, le temps que vous consacrez aux dossiers de vos clients ne doit pas se limiter aux réunions programmées en face à face. Vous devez également tenir compte du temps consacré à des tâches telles que le premier appel téléphonique au client, la compilation des déclarations et des preuves, la préparation du procès, les déplacements pour se rendre aux réunions et en revenir ; chaque aspect de votre travail doit être consigné et organisé d'une manière ou d'une autre. 

En l'absence d'une méthode claire et organisée pour le suivi de votre temps de travail juridique, vous risquez de rencontrer des difficultés pour facturer votre client avec précision, ce qui peut nuire aux relations avec ce dernier et à la trésorerie de l'entreprise.

2. Permet une tarification précise et une estimation des cas

Le fait d'enregistrer le temps passé sur chaque projet et les tâches nécessaires à sa réalisation vous permet de mieux gérer des projets similaires à l'avenir. 

Vous pouvez mieux estimer le temps que vous passerez sur des projets similaires à l'avenir. Comme vous êtes plus conscient du temps que prend chaque dossier, vous pouvez fixer à votre client un objectif réaliste pour l'achèvement du projet et améliorer votre gestion de la clientèle.

Pour ce faire, l'avocat doit suivre le temps consacré à chaque tâche juridique. En enregistrant ce temps dans le système numérique de suivi du temps, vous pouvez facturer vos clients de manière équitable pour les services rendus.

3. Création d'un système d'archivage accessible 

Le suivi des revenus est simple lorsqu'on utilise un logiciel de comptabilité. Il peut vous aider à calculer votre temps facturable chaque semaine et chaque mois et vous servir d'outil pratique pour stocker et suivre les tâches accomplies. Si vous enregistrez toutes vos heures passées sur des projets avec les tâches correspondantes, vous pouvez créer des archives de projets terminés qui sont utiles pour la tenue des dossiers.

Cela vous permet de garder une trace de vos travaux antérieurs et de créer une archive unifiée de tous les projets que vous avez menés à bien. Il est également utile lorsque vous discutez d'un projet spécifique avec de nouveaux clients.

4. Amélioration de la communication entre partenaires/coéquipiers

Le manque de communication entre les partenaires et les collègues entraîne une mauvaise communication, qui peut être à l'origine de graves problèmes.

Combien de fois un avocat a-t-il demandé à son assistant juridique d'attendre quelques minutes avant de rappeler un client ? Nous l'avons tous fait, et une partie du problème réside dans le fait que nous ne savons pas exactement combien de temps nous devrons attendre.

Mais vous ne pouvez pas en être sûr si vous n'avez pas mis en place un système numérique de suivi du temps. Pire encore, si vous devez reporter un rendez-vous, vous risquez d'oublier de le faire. Un système numérique de suivi du temps peut vous aider à mieux communiquer avec vos clients et vos collègues. Il vous permet de disposer de toutes les informations de suivi du temps dont vous avez besoin pour communiquer avec vos clients et vos collègues.

5. Rationalisation de la gestion de la productivité des équipes

Le suivi du temps peut vous donner une idée de la façon dont vos avocats travaillent. À quoi consacrent-ils la majeure partie de leur temps ? Quelles sont les tâches qui exigent le plus de temps ? Combien de temps consacrent-ils à chaque dossier ou à leur travail général ? Vous pouvez répondre à toutes ces questions et à bien d'autres encore en hiérarchisant le suivi du temps. Vous pouvez créer un système de flux de travail à partir de ces informations pour les aider à accomplir leurs tâches dans les délais impartis.

Le suivi du temps permet de s'assurer que vos employés disposent de suffisamment de temps pour chaque tâche et qu'ils ne sont pas surchargés de travail. Il s'agit d'une méthode systématique pour mesurer la charge de travail et la capacité des employés. Il permet également d'identifier les lacunes en matière de gestion du temps et d'efficacité, afin que vous puissiez prendre des mesures pour les améliorer.

3 conseils pour améliorer le suivi et la gestion du temps

Si vous avez encore du mal à suivre votre temps, ne vous découragez pas. Les mesures suivantes vous permettront d'améliorer la qualité et la gestion de votre temps :

‍Créerun calendrier de suivi du temps

Créez un emploi du temps qui vous permette de suivre vos tâches quotidiennes. Veillez à planifier votre temps en fonction de vos priorités quotidiennes. En cas de doute, vous pouvez consulter vos projets antérieurs pour estimer le temps que vous devez consacrer à chaque tâche au cours de la journée. Gardez une trace de votre temps afin de pouvoir continuer à le planifier.

‍Collaborez avec votre équipe

Une fois que vous avez évalué la durée de chaque tâche, planifiez-la de manière à pouvoir la déléguer plus efficacement. N'oubliez pas d'en faire part à vos employés et à vos collaborateurs. Cela vous aidera à rationaliser votre flux de travail.

‍Utiliserun logiciel de suivi du temps et de facturation fiable

Les logiciels de suivi du temps et de facturation peuvent vous aider à répartir votre temps et à respecter les délais. Toutefois, cette technologie n'est pas toujours pratique. Vous devez trouver un système facile à utiliser et doté de tous les outils de suivi du temps dont vous avez besoin. Il est également important de se rappeler que plus un système est efficace et efficient, plus vous serez en mesure de développer votre entreprise.

Conclusion

Le temps, c'est de l'argent. Ce dicton n'a jamais été aussi vrai. Pour les avocats, le temps est essentiel à la gestion de leur entreprise. Cela signifie qu'il est essentiel de gérer son temps de manière efficace afin de consacrer le maximum de temps aux aspects les plus importants de son travail. Le suivi et la gestion du temps font partie intégrante de la gestion d'un cabinet d'avocats.

Si vous avez besoin d'aide pour suivre vos heures de travail ou si vous voulez faire passer votre entreprise à la vitesse supérieure, vous pouvez envisager de passer à un logiciel de suivi des heures de travail. Ce logiciel est conçu pour rationaliser votre pratique et vous fournir tout ce dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre temps et vos factures.

Estateably est un logiciel moderne d'administration des successions et des trusts destiné aux professionnels. Nous aidons les professionnels à rationaliser l'administration des successions et des trusts en remplissant automatiquement les formulaires de la cour et les lettres précédentes, ce qui simplifie la comptabilité, le suivi de l'inventaire et la génération de rapports. Si vous êtes à la recherche du meilleur logiciel juridique pour les testaments, ne cherchez pas plus loin qu'Estateably ! Commencez dès maintenant !

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L'importance du suivi du temps pour les avocats

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Compte tenu du temps que les avocats consacrent à leur travail, on pourrait penser que le suivi de leur emploi du temps est une priorité absolue pour les cabinets d'avocats. Après tout, ils utilisent encore un stylo et du papier pour suivre le temps et des outils standard comme Microsoft Excel pour mesurer ce temps.

Ce blog explique pourquoi le suivi du temps est essentiel à la gestion du temps de chaque avocat. Commençons par le commencement.

1. Il prend en charge la facturation

Le processus de facturation est essentiel dans la pratique des cabinets d'avocats, et il est donc crucial que ce processus soit soutenu et mis en œuvre de manière efficace. Sans suivi du temps, les avocats courent le risque de produire des factures inexactes.

La facturation est un élément essentiel du suivi financier et du suivi des clients. Si vous facturez à l'heure, un système numérique de suivi du temps vous permet de toujours savoir combien de temps vous avez travaillé sur un projet et combien vous devez facturer. Ce système permet également de créer un enregistrement précis des services fournis, de sorte qu'il n'y a aucun doute sur ce que le client doit payer. 

Un système numérique de suivi du temps de travail garantit l'exactitude de la facturation. Plus besoin de deviner quand vous avez travaillé ou combien vous devez facturer. Pas de sous-facturation ou de surfacturation de vos services.

Qu'il s'agisse d'un consultant indépendant ou d'un avocat travaillant dans un grand cabinet, le temps que vous consacrez aux dossiers de vos clients ne doit pas se limiter aux réunions programmées en face à face. Vous devez également tenir compte du temps consacré à des tâches telles que le premier appel téléphonique au client, la compilation des déclarations et des preuves, la préparation du procès, les déplacements pour se rendre aux réunions et en revenir ; chaque aspect de votre travail doit être consigné et organisé d'une manière ou d'une autre. 

En l'absence d'une méthode claire et organisée pour le suivi de votre temps de travail juridique, vous risquez de rencontrer des difficultés pour facturer votre client avec précision, ce qui peut nuire aux relations avec ce dernier et à la trésorerie de l'entreprise.

2. Permet une tarification précise et une estimation des cas

Le fait d'enregistrer le temps passé sur chaque projet et les tâches nécessaires à sa réalisation vous permet de mieux gérer des projets similaires à l'avenir. 

Vous pouvez mieux estimer le temps que vous passerez sur des projets similaires à l'avenir. Comme vous êtes plus conscient du temps que prend chaque dossier, vous pouvez fixer à votre client un objectif réaliste pour l'achèvement du projet et améliorer votre gestion de la clientèle.

Pour ce faire, l'avocat doit suivre le temps consacré à chaque tâche juridique. En enregistrant ce temps dans le système numérique de suivi du temps, vous pouvez facturer vos clients de manière équitable pour les services rendus.

3. Création d'un système d'archivage accessible 

Le suivi des revenus est simple lorsqu'on utilise un logiciel de comptabilité. Il peut vous aider à calculer votre temps facturable chaque semaine et chaque mois et vous servir d'outil pratique pour stocker et suivre les tâches accomplies. Si vous enregistrez toutes vos heures passées sur des projets avec les tâches correspondantes, vous pouvez créer des archives de projets terminés qui sont utiles pour la tenue des dossiers.

Cela vous permet de garder une trace de vos travaux antérieurs et de créer une archive unifiée de tous les projets que vous avez menés à bien. Il est également utile lorsque vous discutez d'un projet spécifique avec de nouveaux clients.

4. Amélioration de la communication entre partenaires/coéquipiers

Le manque de communication entre les partenaires et les collègues entraîne une mauvaise communication, qui peut être à l'origine de graves problèmes.

Combien de fois un avocat a-t-il demandé à son assistant juridique d'attendre quelques minutes avant de rappeler un client ? Nous l'avons tous fait, et une partie du problème réside dans le fait que nous ne savons pas exactement combien de temps nous devrons attendre.

Mais vous ne pouvez pas en être sûr si vous n'avez pas mis en place un système numérique de suivi du temps. Pire encore, si vous devez reporter un rendez-vous, vous risquez d'oublier de le faire. Un système numérique de suivi du temps peut vous aider à mieux communiquer avec vos clients et vos collègues. Il vous permet de disposer de toutes les informations de suivi du temps dont vous avez besoin pour communiquer avec vos clients et vos collègues.

5. Rationalisation de la gestion de la productivité des équipes

Le suivi du temps peut vous donner une idée de la façon dont vos avocats travaillent. À quoi consacrent-ils la majeure partie de leur temps ? Quelles sont les tâches qui exigent le plus de temps ? Combien de temps consacrent-ils à chaque dossier ou à leur travail général ? Vous pouvez répondre à toutes ces questions et à bien d'autres encore en hiérarchisant le suivi du temps. Vous pouvez créer un système de flux de travail à partir de ces informations pour les aider à accomplir leurs tâches dans les délais impartis.

Le suivi du temps permet de s'assurer que vos employés disposent de suffisamment de temps pour chaque tâche et qu'ils ne sont pas surchargés de travail. Il s'agit d'une méthode systématique pour mesurer la charge de travail et la capacité des employés. Il permet également d'identifier les lacunes en matière de gestion du temps et d'efficacité, afin que vous puissiez prendre des mesures pour les améliorer.

3 conseils pour améliorer le suivi et la gestion du temps

Si vous avez encore du mal à suivre votre temps, ne vous découragez pas. Les mesures suivantes vous permettront d'améliorer la qualité et la gestion de votre temps :

‍Créerun calendrier de suivi du temps

Créez un emploi du temps qui vous permette de suivre vos tâches quotidiennes. Veillez à planifier votre temps en fonction de vos priorités quotidiennes. En cas de doute, vous pouvez consulter vos projets antérieurs pour estimer le temps que vous devez consacrer à chaque tâche au cours de la journée. Gardez une trace de votre temps afin de pouvoir continuer à le planifier.

‍Collaborez avec votre équipe

Une fois que vous avez évalué la durée de chaque tâche, planifiez-la de manière à pouvoir la déléguer plus efficacement. N'oubliez pas d'en faire part à vos employés et à vos collaborateurs. Cela vous aidera à rationaliser votre flux de travail.

‍Utiliserun logiciel de suivi du temps et de facturation fiable

Les logiciels de suivi du temps et de facturation peuvent vous aider à répartir votre temps et à respecter les délais. Toutefois, cette technologie n'est pas toujours pratique. Vous devez trouver un système facile à utiliser et doté de tous les outils de suivi du temps dont vous avez besoin. Il est également important de se rappeler que plus un système est efficace et efficient, plus vous serez en mesure de développer votre entreprise.

Conclusion

Le temps, c'est de l'argent. Ce dicton n'a jamais été aussi vrai. Pour les avocats, le temps est essentiel à la gestion de leur entreprise. Cela signifie qu'il est essentiel de gérer son temps de manière efficace afin de consacrer le maximum de temps aux aspects les plus importants de son travail. Le suivi et la gestion du temps font partie intégrante de la gestion d'un cabinet d'avocats.

Si vous avez besoin d'aide pour suivre vos heures de travail ou si vous voulez faire passer votre entreprise à la vitesse supérieure, vous pouvez envisager de passer à un logiciel de suivi des heures de travail. Ce logiciel est conçu pour rationaliser votre pratique et vous fournir tout ce dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre temps et vos factures.

Estateably est un logiciel moderne d'administration des successions et des trusts destiné aux professionnels. Nous aidons les professionnels à rationaliser l'administration des successions et des trusts en remplissant automatiquement les formulaires de la cour et les lettres précédentes, ce qui simplifie la comptabilité, le suivi de l'inventaire et la génération de rapports. Si vous êtes à la recherche du meilleur logiciel juridique pour les testaments, ne cherchez pas plus loin qu'Estateably ! Commencez dès maintenant !

L'équipe Estateably
Estateably est la solution logicielle moderne pour l'administration des successions et des trusts, basée sur le cloud, destinée aux professionnels. Estateably permet aux professionnels de gagner du temps grâce à l'automatisation des formulaires d'homologation et des lettres précédentes, à la capacité de gérer l'inventaire et les contacts avec une comptabilité facile à utiliser et des rapports en un clic. Estateably est certifié SOC2 Type 2 et plus de 800 cabinets au Canada et aux États-Unis lui font confiance.
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