Les solutions de gestion de cabinet sont des systèmes qui aident les juristes à gérer les flux de travail quotidiens et les opérations commerciales, en leur permettant de stocker des informations sur les affaires, les contacts, les calendriers, les documents, les tâches, le suivi du temps, la facturation, les paiements, la comptabilité, etc. du cabinet
Tout logiciel de gestion de cabinet complet comporte une composante de gestion des contacts, qui vous permet - ou à toute autre personne de l'entreprise qui y a accès - d'avoir une vue d'ensemble rapide des clients et des contacts de votre cabinet, de leurs affaires, documents, transactions et factures. Vous serez en mesure d'organiser les informations relatives aux clients afin de vous assurer qu'aucun suivi, détail ou interaction n'est oublié, que ce soit par courrier électronique, par téléphone ou lors de réunions en personne.
Par exemple, si Georges s'adresse à votre cabinet pour des services liés aux successions, votre plateforme de gestion des cabinets détaillera les coordonnées de Georges, les informations spécifiques à son dossier et bien plus encore. Elle stockerait également toute la correspondance entre Georges et votre personnel, qu'il s'agisse d'un stagiaire, d'un avocat ou d'un membre du personnel de soutien. Ainsi, si le dossier change de mains ou reste inactif pendant un certain temps, toutes les informations sont prêtes pour aider la personne suivante ou celle qui revient à comprendre ce qui se passe.
Le processus d'accueil des clients est une étape essentielle pour tout cabinet juridique. Un système de gestion de cabinet peut aider à collecter et à stocker ces informations. Vous pouvez vous assurer que les jeunes avocats se souviennent de poser les questions les plus importantes lors de l'accueil en rendant ces questions obligatoires dans le processus de création du profil. Et si l'avocat principal chargé du dossier a besoin d'une mise à jour, il n'a pas besoin d'appeler - il peut consulter le profil du client sur le système de gestion du cabinet et voir l'évolution de la situation.
Certains cabinets peuvent même conserver les documents relatifs à l'affaire dans leur solution de gestion de cabinet ou intégrer un logiciel distinct de gestion de documents dans leur solution de gestion de cabinet. C'est pourquoi un système de gestion de cabinet est essentiel pour que votre cabinet puisse gérer efficacement ses activités quotidiennes.
Quelques-unes des meilleures solutions de gestion de cabinet disponibles :
Clio est une société de technologie juridique dont le siège se trouve à Burnaby, en Colombie-Britannique. Clio propose aux cabinets d'avocats un logiciel basé sur l'informatique dématérialisée qui prend en charge diverses tâches de gestion des cabinets d'avocats, notamment l'accueil des clients, la gestion des contacts, l'agenda, la gestion des documents, la gestion du temps et bien plus encore.
La solution canadienne basée sur le cloud a intégré l'automatisation des formulaires en un clic, des capacités simplifiées de fiducie et de comptabilité générale, ainsi que des analyses robustes des affaires pour améliorer les cabinets d'avocats à travers le pays. Depuis sa création, uLawPractice a permis aux parajuristes et aux avocats du Canada de réduire leurs coûts et d'augmenter leurs revenus en convertissant le temps non facturable en temps facturable.
Le nuage privé de LexCloud.ca remplace complètement votre salle de serveur sur place par des systèmes sécurisés à haute disponibilité hébergés dans un centre de données canadien de classe mondiale. Leurs bureaux virtuels offrent la meilleure expérience de travail à distance qui soit, vous permettant d'être productif à 100 % et d'accéder à tous vos fichiers, courriels et logiciels à partir de n'importe quel endroit.
Tous les avocats et cabinets juridiques devraient avoir la possibilité de traiter les paiements par carte de crédit de leurs clients. Cette fonction n'est plus un luxe - l'expérience du client l'exige. Les méthodes de paiement en ligne sont également plus sûres et plus fiables que les anciennes méthodes ou les paiements en espèces.
La protection de votre compte fiduciaire est une préoccupation majeure lors du choix d'un fournisseur. Les logiciels de traitement des paiements conçus pour les avocats garantissent que les frais de traitement seront prélevés sur votre compte d'exploitation et non sur votre compte fiduciaire. Vous pouvez donc déposer de l'argent non gagné sur votre compte fiduciaire sans devoir d'abord transférer les frais de traitement sur le compte fiduciaire pour couvrir ces frais. Vous pouvez également choisir de déposer l'argent gagné sur votre compte d'exploitation. Les logiciels de traitement des paiements qui ne sont pas conçus pour les cabinets d'avocats déduisent les frais de traitement du compte des fonds initialement déposés.
Parmi les principaux outils spécifiques aux cabinets d'avocats, on peut citer
Depuis plus de dix ans, la technologie de paiement en ligne de LawPay est reconnue pour aider les cabinets d'avocats à être payés plus facilement, de manière plus sûre et 39 % plus rapidement. Plus important encore, LawPay garantit que votre cabinet accepte les paiements en conformité avec les directives de l'ABA et de l'IOLTA.
Headnote permet d'augmenter la rentabilité et l'efficacité là où cela compte le plus : être payé et suivre la satisfaction des clients. Qu'il s'agisse d'être payé plus rapidement ou d'automatiser la gestion des comptes clients et le suivi du NPS, Headnote garantit que votre entreprise atteindra ses objectifs en matière de recouvrement et de chiffre d'affaires.
Si les systèmes de gestion de cabinet et les outils de paiement en ligne sont essentiels pour tous les cabinets d'avocats, de plus en plus de solutions se concentrent spécifiquement sur les pratiques successorales. Les logiciels de planification et d'administration des successions peuvent transformer des processus autrefois manuels en processus numériques, ce qui permet aux cabinets d'être mieux organisés et plus efficaces.
Des outils de planification successorale modernes et basés sur le cloud, tels que eStatePlanner, permettent aux professionnels de la succession de rédiger facilement et en collaboration des documents de planification successorale. Les informations clés sur le client sont collectées au moyen d'un simple questionnaire numérique transmis par un portail sécurisé. Les informations relatives à l'actif et au passif du testateur, à sa famille et aux autres bénéficiaires, aux exécuteurs testamentaires et aux tuteurs sont saisies en toute sécurité. Le processus de planification testamentaire est ensuite réalisé en collaboration avec le client : les legs sont créés en glissant et déposant des actifs par le biais d'une interface intuitive capable de gérer les situations et les faits les plus compliqués.
Lorsqu'un client décède, il laisse derrière lui une pléthore d'actifs numériques, c'est-à-dire tous les documents sous forme numérique, tels que les documents, les comptes, les photographies, les courriels et les messages sur les réseaux sociaux. Et comme l'empreinte numérique continue de s'étendre (selon Sharon Hartung, experte du secteur, une personne moyenne décède en possédant plus de 100 comptes en ligne), l'importance de la gestion des actifs numériques de son vivant s'accroît également. Les actifs numériques non pris en compte dans un plan successoral peuvent représenter un défi majeur pour les exécuteurs testamentaires ; découvrir l'étendue de la vie en ligne d'une personne et sécuriser ces actifs peut s'avérer plus difficile que de travailler avec des actifs physiques.
Des outils en ligne tels que ReadyWhen, Sidedrawer et Clocr permettent aux professionnels de la planification successorale d'offrir des portails sécurisés grâce auxquels les clients peuvent enregistrer leurs actifs numériques et stocker des documents juridiques importants de leur vivant, puis de fournir un mécanisme par lequel ces informations peuvent être partagées avec leurs proches ou leurs exécuteurs testamentaires à leur décès, ce qui réduit considérablement le processus de découverte des actifs numériques que l'exécuteur testamentaire doit entreprendre au moment du décès.
Enfin, les outils modernes d'administration des successions, tels que Estateably, vous permettent de saisir en un seul endroit les informations relatives au défunt, à son actif et à son passif, ainsi qu'aux bénéficiaires et aux transactions financières. Les professionnels peuvent ainsi saisir une seule fois les informations spécifiques à la succession pour générer automatiquement les formulaires juridiques, les précédents et les rapports nécessaires à l'administration d'une succession.
Ce niveau d'automatisation peut faire gagner beaucoup de temps aux avocats et au personnel juridique tout en évitant les erreurs et les fautes de frappe. Il peut également vous aider à vous organiser en vous rappelant les dates importantes et en vous fournissant des listes de tâches automatisées dans le cadre du processus d'administration. L'efficacité des logiciels d'administration de successions permet en fin de compte de réduire les coûts pour vos clients et d'augmenter les bénéfices de votre entreprise.
Bon nombre de ces outils peuvent être personnalisés pour s'adapter à votre style de travail, de sorte que vous n'êtes pas contraint d'adopter un nouveau flux de travail. La plupart des outils modernes, y compris ceux décrits ci-dessus, sont conçus pour s'intégrer de manière transparente aux systèmes existants de votre entreprise.
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