Comment les logiciels en nuage soutiennent les professionnels du droit

L'administration des fiducies et des successions peut être stressante pour toutes les personnes concernées. Deux des défis les plus importants auxquels font face les avocats sont les communications avec les clients et l'accessibilité des données. Comment pouvez-vous travailler de manière plus flexible, donner à vos clients et collègues l'accès à l'information dont ils ont besoin tout en maintenant la conformité juridique en matière de protection de la vie privée et de sécurité ?

Dans ce blogue, nous examinerons l'importance de l'accessibilité et de la flexibilité dans l'administration des successions, le rôle des outils en ligne dans la rationalisation du processus et la façon dont ils profitent aux avocats et à leurs clients.

La communication est essentielle à toute relation positive avocat-client

À un niveau élevé, l'administration des successions est un processus par lequel plusieurs parties doivent se rassembler afin de former un réseau d'affaires au cours duquel l'information doit être partagée entre elles. À ce titre, une communication fluide est essentielle.

Du point de vue du client, le processus d'homologation est une expérience épuisante. L'échéance à elle seule est souvent une mauvaise surprise pour les fiduciaires et bénéficiaires pour la première fois ; même une simple succession avec un seul bénéficiaire peut prendre jusqu'à neuf mois pour être réglée. Ensuite, vous devez vous rappeler que les bénéficiaires et les clients pleure la perte d'un être cher. La dernière chose dont ils ont besoin est qu'on leur demande à plusieurs reprises les mêmes informations ou qu'ils aient l'impression d'être gardés dans l'ignorance.

La rationalisation des communications internes est tout aussi importante. Les développements technologiques et l'impact de la pandémie de Covid-19 ont conduit à une augmentation du nombre de professionnels du droit travaillant à distance ou à l'adoption d'un horaire plus hybride. Par conséquent, les avocats doivent être en mesure d'accéder aux documents pertinents en tout temps et de n'importe où, et s'y attendent.

Embrassant Accessibilité et flexibilité

L'accessibilité et la flexibilité procurent une foule d'avantages aux avocats et à leurs clients :

• Vous réduirez le temps consacré aux tâches répétitives et manuelles telles que la saisie de données ou le remplissage de formulaires, ce qui vous permettra de vous concentrer sur des tâches plus importantes telles que la négociation et la stratégie
• Les plateformes numériques réduisent le temps nécessaire pour gérer la communication avec les clients, par exemple en utilisant un système de réservation en ligne pour éliminer les allers-retours interminables lors de la planification d'une réunion.
• En travaillant plus efficacement — que ce soit en répondant rapidement aux questions des bénéficiaires ou en veillant à ce que toutes les tâches soient accomplies dans les délais impartis — vous pouvez accélérer le processus de demande d'homologation au profit de toutes les personnes concernées.
• Le stockage de données en nuage rend l'information plus accessible pour vous et vos clients. Il vous aide également à maintenir la conformité en conservant la dernière version d'un document comme source unique de vérité tout en enregistrant les versions précédentes pour fournir une piste de vérification.
• En facilitant le travail à distance, vous aiderez les avocats de votre cabinet à maintenir un bon équilibre travail-vie personnelle et à prévenir l'épuisement professionnel.

En fin de compte, il s'agit de servir l'objectif ultime qui est de stimuler la satisfaction et la loyauté des clients. Lorsque les clients auront un accès sécurisé aux renseignements dont ils ont besoin et recevront régulièrement des mises à jour sur les progrès de l'administration de la succession, ils se sentiront confiants dans vos services et seront plus susceptibles de travailler avec vous à nouveau et de recommander votre pratique à d'autres personnes.

Comment la plateforme Estateablement peut soutenir les professionnels de la fiduciaire et leurs clients

Estateablement est là pour vous aider avec une plateforme logicielle basée sur le cloud qui vous donne le contrôle, vous permettant d'être plus flexible et d'améliorer la communication avec vos clients. Voyons comment :

1. Accès à tout dans un seul carrefour centralisé

Estateable donne un coup de pouce à votre cabinet en regroupant tout ce dont vous avez besoin dans un seul carrefour en ligne. Vous pouvez tout faire à partir d'une seule plateforme. Non seulement cela réduit les délais de communication, mais cela signifie également que vous aurez tous les fichiers pertinents sous la main lorsque vous travaillerez sur un dossier.

2. Stockage basé sur le cloud

Les méthodes traditionnelles de stockage des données impliquent souvent des documents papier physiques ou des fichiers numériques stockés localement, ce qui peut être vulnérable à la perte ou à l'endommagement. Le stockage en nuage sécurisé d'Estateablement élimine le besoin d'une infrastructure informatique complexe (et coûteuse) et permet le travail à distance.

3. Gestion des documents

De la numérisation de documents papier et de PDF à la classification et à l'organisation de vos fichiers, notre plateforme facilite le stockage de l'information et le partage de documents avec les personnes qui en ont besoin. Bien sûr, le partage d'informations en ligne signifie que vous devez mettre en place des mesures de sécurité robustes, et notre logiciel vous permet de mettre des gardes autour des informations sensibles, en limitant l'accès en fonction des responsabilités des membres de votre équipe. La plateforme vous donne également une visibilité sur l'activité des documents pour garder une trace des personnes qui lisent, modifient ou commentent un fichier.

4. Gestion des tâches

Nos capacités de gestion des tâches permettent à votre équipe de travailler de manière plus ouverte et accessible. Ils sont conçus pour favoriser une meilleure collaboration et un flux de travail plus fluide dans plusieurs fuseaux horaires et lieux. Vous pouvez facilement assigner des tâches, gérer les flux d'approbation et respecter les échéances.

5. Rapports instantanés

L'un des meilleurs moyens de rationaliser la communication est de prendre une longueur d'avance et d'informer les clients de manière proactive des progrès de leur succession et de tout développement récent. Les outils de reporting d'Estateablement génèrent des rapports personnalisés afin que vous puissiez partager régulièrement des informations pertinentes avec les clients et les bénéficiaires.

6. Confidentialité et sécurité dans le nuage

Nous avons déjà abordé les questions relatives à la protection de la vie privée et à la sécurité, mais elles sont de la plus haute importance lors du partage de renseignements avec des clients et des collègues. Nous prenons cela au sérieux et avons obtenu la certification de vérification SOC 2 de type 2. Examinons plus en détail certaines de nos mesures de sécurité :

7. Autorisations

Bien qu'il y ait de nombreux avantages à rendre les documents accessibles, cela ne signifie pas que vous devez ouvrir chaque dossier à chaque personne dans l'ensemble de la pratique. Il est essentiel de restreindre l'accès à l'information à ceux qui en ont besoin. Notre plateforme prend en charge l'accès basé sur les rôles, ce qui signifie que vous pouvez accorder des autorisations en fonction des rôles des personnes au sein de l'organisation, attribuer différents rôles aux membres de l'équipe et révoquer les autorisations si nécessaire.

8. Signature unique

Estateablement adopte une approche de confiance zéro pour assurer la sécurité de vos données. Notre logiciel prend en charge l'authentification unique, l'authentification multifacteur et des politiques de mot de passe solides pour atténuer le risque d'atteinte à la sécurité.

9. Cryptage

Nous utilisons le chiffrement pour assurer la sécurité des données des clients dans le nuage. Toutes les données envoyées vers ou depuis notre plateforme sont cryptées en transit à l'aide d'un cryptage 256 bits. Nous chiffrons également les données au repos à l'aide d'un algorithme de chiffrement AES-256 standard de l'industrie.

Découvrez comment le logiciel infonuagique d'Estateablement peut améliorer vos relations avec les clients

Prêt pour une plus grande efficacité, un meilleur équilibre travail-vie personnelle et des clients plus heureux ?

Une fois qu'ils ont profité des avantages de l'accessibilité de l'information et d'une façon de travailler plus flexible, bon nombre de nos clients constatent qu'il n'est pas possible de revenir aux fichiers papier physiques et aux serveurs sur place.

Si vous êtes un professionnel des fiducies et des successions qui cherche à améliorer la collaboration et la communication au sein de votre cabinet d'avocats ou de votre société de fiducie, communiquez avec nous dès aujourd'hui pour découvrir comment notre solution intuitive peut soutenir votre pratique. Et si vous êtes curieux de voir la plateforme en action, pourquoi pas ? réserver une démo gratuite pour explorer notre logiciel par vous-même ?