L'administration des fiducies et des successions peut être une source de stress pour toutes les personnes concernées. La communication avec les clients et l'accessibilité des données sont deux des principaux défis auxquels les avocats sont confrontés. Comment travailler de manière plus souple, donner aux clients et aux collègues l'accès aux informations dont ils ont besoin tout en respectant la législation en matière de protection de la vie privée et de sécurité ?
Dans ce blog, nous examinerons l'importance de l'accessibilité et de la flexibilité dans l'administration des successions, le rôle des outils en ligne dans la rationalisation du processus et la manière dont ils profitent aux avocats et à leurs clients.
À un niveau élevé, l'administration des successions est un processus dans lequel plusieurs parties doivent se réunir pour former un réseau d'affaires, au cours duquel des informations doivent être échangées entre elles. Il est donc essentiel que la communication soit fluide.
Du point de vue du client, la procédure d'homologation est une expérience épuisante. Les délais sont souvent une mauvaise surprise pour les fiduciaires et les bénéficiaires qui en sont à leur première expérience ; même une succession simple avec un seul bénéficiaire peut prendre jusqu'à neuf mois pour être réglée. Il ne faut pas oublier non plus que les bénéficiaires et les clients pleurent la perte d'un être cher. La dernière chose dont ils ont besoin, c'est qu'on leur demande sans cesse les mêmes informations ou qu'ils aient l'impression d'être tenus dans l'ignorance.
Il est tout aussi important de rationaliser les communications internes. Les développements technologiques et l'impact de la pandémie de Covid-19 ont entraîné une augmentation du nombre de professionnels juridiques travaillant à distance ou adoptant un emploi du temps plus hybride. Par conséquent, les juristes ont besoin - et s'attendent - à pouvoir accéder aux documents pertinents à tout moment et depuis n'importe quel endroit.
L'accessibilité et la flexibilité offrent de nombreux avantages aux avocats et à leurs clients :
En fin de compte, il s'agit de servir l'objectif ultime qui est de satisfaire et de fidéliser les clients. Lorsque les clients ont un accès sécurisé aux informations dont ils ont besoin et qu'ils reçoivent régulièrement des informations sur l'avancement de l'administration de la succession, ils se sentent en confiance avec vos services et sont plus enclins à retravailler avec vous et à recommander votre cabinet à d'autres personnes.
Estateably est là pour vous aider avec une plateforme logicielle basée sur le cloud qui vous donne le contrôle, vous permettant d'être plus flexible et d'améliorer la communication avec vos clients. Voyons comment :
Estateably vous permet de booster votre pratique en rassemblant tout ce dont vous avez besoin dans un seul centre en ligne. Vous pouvez tout faire à partir d'une seule plateforme. Non seulement cela réduit les délais de communication, mais cela signifie également que vous aurez tous les dossiers pertinents à portée de main lorsque vous travaillerez sur un cas.
Les méthodes traditionnelles de stockage des données impliquent souvent des documents papier physiques ou des fichiers numériques stockés localement, qui peuvent être vulnérables à la perte ou à la détérioration. Le stockage en nuage sécurisé d'Estateably élimine le besoin d'une infrastructure informatique complexe (et coûteuse) et permet le travail à distance.
Qu'il s'agisse de numériser des documents papier et des PDF ou de classer et d'organiser vos fichiers, notre plateforme facilite le stockage des informations et le partage des documents avec les personnes qui en ont besoin. Bien entendu, le partage d'informations en ligne implique la mise en place de mesures de sécurité solides, et notre logiciel vous permet de mettre en place des garde-fous autour des informations sensibles, en limitant l'accès en fonction des responsabilités des membres de votre équipe. La plateforme vous donne également une visibilité sur l'activité des documents afin de savoir qui a lu, modifié ou commenté un fichier.
Nos fonctionnalités de gestion des tâches permettent à votre équipe de travailler de manière plus ouverte et plus accessible. Elles sont conçues pour favoriser une meilleure collaboration et un flux de travail plus fluide sur plusieurs fuseaux horaires et à différents endroits. Vous pouvez facilement attribuer des tâches, gérer les flux d'approbation et respecter les délais.
L'un des meilleurs moyens de rationaliser la communication est de prendre de l'avance et d'informer de manière proactive les clients de l'état d'avancement de leur succession et de tout développement récent. Les outils de reporting d'Estateably génèrent des rapports personnalisés afin que vous puissiez partager régulièrement des informations pertinentes avec les clients et les bénéficiaires.
Nous avons déjà abordé les considérations relatives à la protection de la vie privée et à la sécurité, mais elles sont de la plus haute importance lorsqu'il s'agit de partager des informations avec des clients et des collègues. Nous prenons cela au sérieux et avons obtenu la certification SOC 2 Type 2 Audit. Examinons plus en détail certaines de nos mesures de sécurité :
Si l'accessibilité des documents présente de nombreux avantages, cela ne signifie pas qu'il faille ouvrir tous les dossiers à tous les membres du cabinet. Il est essentiel de limiter l'accès aux informations à ceux qui en ont besoin. Notre plateforme prend en charge l'accès basé sur les rôles, ce qui signifie que vous pouvez accorder des autorisations en fonction des rôles des personnes au sein de l'organisation, attribuer différents rôles aux membres de l'équipe et révoquer les autorisations si nécessaire.
Estateably adopte une approche de confiance zéro pour assurer la sécurité de vos données. Notre logiciel prend en charge l'authentification unique, l'authentification multifactorielle et les politiques de mot de passe fort pour atténuer le risque d'une violation de la sécurité.
Nous utilisons le cryptage pour sécuriser les données des clients dans le nuage. Toutes les données envoyées vers ou depuis notre plateforme sont cryptées en transit à l'aide d'un cryptage 256 bits. Nous cryptons également les données au repos à l'aide d'un algorithme de cryptage AES-256 standard.
Prêt pour une plus grande efficacité, un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et des clients plus heureux ?
Une fois qu'ils ont expérimenté les avantages de l'accessibilité de l'information et d'un mode de travail plus souple, nombre de nos clients constatent qu'il n'est plus possible de revenir aux dossiers papier et aux serveurs sur site.
Si vous êtes un professionnel des fiducies et des successions et que vous cherchez à améliorer la collaboration et la communication au sein de votre cabinet d'avocats ou de votre société de fiducie, contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir comment notre solution intuitive peut soutenir votre pratique. Et si vous êtes curieux de voir la plateforme en action, pourquoi ne pas réserver une démonstration gratuite pour explorer notre logiciel par vous-même ?
Estateably Inc. © 2024
Estateably Inc. © 2023
