La révolution des technologies juridiques est en marche, et elle s'annonce pour votre cabinet d'avocats. Alors que les nouvelles technologies juridiques étaient en plein essor bien avant 2020, la pandémie de Covid-19 a transformé les méthodes de travail du secteur.
Aujourd'hui, des outils tels que le stockage en nuage et l'intelligence artificielle (IA) sont essentiels si vous voulez fournir le service que les clients attendent et rester compétitif sur le marché.
Nous décrivons ci-dessous le nouveau paysage juridique, explorons les avantages de la technologie et abordons certains des défis à relever avant de plonger dans ce nouveau monde.
Dans une large mesure, la profession juridique évolue simplement parce que les logiciels le permettent. Par exemple, les logiciels d'automatisation des documents permettent de générer facilement des contrats juridiques standard en cliquant sur un bouton, au lieu de devoir rédiger chaque fois un nouveau document à partir de zéro.
À cela s'ajoute l'impact de la pandémie de Covid-19, qui a entraîné des fermetures d'usines dans le monde entier au début de l'année 2020. Cette situation a modifié les habitudes de travail à l'échelle mondiale du jour au lendemain, les employés de bureau abandonnant les trajets et se connectant à la maison. Après la pandémie, ces employés ne montrent aucun signe de retour à la normale : Gartner a récemment prévu que les travailleurs du savoir à distance et hybrides représenteront 71 % de la main-d'œuvre américaine d'ici à la fin de 2023.
Nous devons également tenir compte des attentes des clients. La technologie a bouleversé la manière dont beaucoup d'entre nous accèdent aux services quotidiens, qu'il s'agisse de prendre un rendez-vous chez le médecin au moyen d'une application ou d'effectuer des opérations bancaires en ligne. Si vous pouvez planifier une consultation médicale en tapant sur un écran, pourquoi pas un rendez-vous avec votre avocat ?
À quoi ressemble concrètement le nouveau monde juridique ? Voici quelques-unes des technologies qui apportent des changements dans les cabinets d'avocats au Canada et aux États-Unis :
Depuis que de nombreux professionnels se sont tournés vers le travail à distance ou hybride, le stockage en nuage est devenu de plus en plus important dans les cabinets d'avocats modernes. Au lieu de conserver des documents papier dans un classeur physique ou des fichiers numériques dans un serveur sur site qui vous lie à votre bureau, un système basé sur le cloud stocke tous vos fichiers dans un serveur hors site géré par un tiers. Cela signifie que vous pouvez accéder à toutes les informations dont vous avez besoin à tout moment, sur n'importe quel appareil et depuis n'importe quel endroit. Avec le stockage en nuage, tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une connexion internet sécurisée.
L'IA fait des vagues dans plusieurs professions, les travailleurs du savoir de tous bords étant confrontés aux implications de systèmes tels que ChatGPT. Cependant, l'IA s'avère être un outil très utile pour les avocats. Les systèmes d'IA peuvent faire gagner beaucoup de temps sur des tâches répétitives telles que la vérification des conflits d'intérêts potentiels lors de l'acceptation de nouveaux clients ou la détection des erreurs de saisie de données.
Lorsque la pandémie de Covid-19 a entraîné la fermeture des salles d'audience en personne, les environnements numériques ont comblé le vide, la Cour suprême du Canada organisant même des audiences virtuelles sur Zoom. Les tribunaux numériques sont désormais fermement ancrés dans le système juridique, l'Utah faisant partie des États américains qui continuent d'organiser des audiences à distance. La pandémie et les progrès technologiques ont également entraîné des réformes dans l'administration des successions. Par exemple, lorsque l'exécuteur testamentaire a préparé des documents d'homologation, ceux-ci doivent être signés en présence d'un commissaire. En 2020, le Barreau de l'Ontario a autorisé la signature par vidéoconférence. Pour ce qui est de l'avenir, un tribunal colombien a récemment proposé une voie à suivre en organisant son premier procès dans le métavers.
La profession juridique évolue rapidement et ces nouvelles normes s'accompagnent de nombreux avantages pour les avocats comme pour les clients :
L'un des principaux avantages de la technologie juridique - et l'une des raisons pour lesquelles elle est de plus en plus essentielle pour les cabinets d'avocats qui veulent rester compétitifs - est qu'elle rationalise les opérations. La technologie basée sur l'informatique en nuage a facilité la collaboration avec les collègues et les clients, améliorant ainsi la communication et l'efficacité. Et grâce aux logiciels qui prennent en charge les tâches manuelles répétitives telles que la saisie de données, l'envoi de notifications aux clients ou la production de documents standard, vous pouvez travailler plus efficacement et maximiser vos heures facturables.
La technologie de gestion des pratiques juridiques a changé la donne pour les petits cabinets d'avocats et les praticiens individuels, qui peuvent désormais s'occuper de l'aspect commercial de la gestion d'un cabinet d'avocats sans avoir besoin d'un back-office coûteux. Les logiciels dédiés à des domaines juridiques spécifiques, tels que les fiducies et les successions, peuvent également ouvrir de nouveaux secteurs d'activité sans qu'il soit nécessaire d'embaucher des avocats spécialisés.
La technologie contribue également à rendre la justice plus accessible en général. Les tribunaux à distance, par exemple, permettent aux justiciables à faibles revenus d'assister à un procès sans devoir prendre autant de temps sur leur lieu de travail ou payer des frais de déplacement.
La technologie permet de réaliser d'importantes économies. Le stockage en nuage est évolutif, ce qui permet d'ajouter de l'espace en fonction des besoins au lieu de s'engager d'emblée dans un système interne complexe. Il évite également d'investir dans un espace de stockage physique coûteux, des serveurs sur site et une infrastructure informatique. Les réunions virtuelles, quant à elles, vous permettent, ainsi qu'à vos clients, d'économiser du temps et de l'argent en supprimant les déplacements.
Avant tout, la technologie juridique vous aide à mieux servir vos clients. En automatisant de nombreuses tâches administratives et en facilitant la communication et la collaboration, les logiciels vous libèrent du temps pour vous concentrer sur l'écoute de vos clients et leur fournir des solutions à plus forte valeur ajoutée.
Si les changements intervenus dans le secteur juridique ont apporté des avantages considérables, il convient de trouver un équilibre entre l'innovation et les préoccupations en matière de protection de la vie privée. Lorsque vous adoptez un nouveau logiciel ou passez à un système basé sur l'informatique en nuage, il est essentiel de vous assurer que vous respectez les lois et réglementations en matière de protection de la vie privée. Il peut s'agir notamment d'obtenir le consentement des clients avant de collecter et d'utiliser leurs données.
Il est également important de penser à la sécurité des données. Le stockage en nuage présente de nombreux avantages en matière de sécurité, comme l'hébergement des données sur plusieurs serveurs pour une récupération rapide en cas de sinistre. Cependant, il est toujours essentiel de mettre en place des mesures de sécurité solides. Il s'agit notamment d'utiliser des plateformes de stockage et de communication cryptées, de limiter l'accès des utilisateurs aux informations sensibles et de former les employés aux meilleures pratiques en matière de sécurité des données.
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