Les juristes peuvent passer une grande partie de leur journée à créer des versions similaires des mêmes contrats et documents standard. Ces tâches manuelles et répétitives ne constituent pas une utilisation optimale de leur temps : Elles les empêchent de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et n'offrent certainement pas la meilleure valeur aux clients en termes d'heures facturables.
Les logiciels d'automatisation des documents juridiques offrent une solution efficace à ce problème. Nous verrons ci-dessous comment l'automatisation des documents aide les cabinets d'avocats et les équipes juridiques internes à accroître leur productivité afin qu'ils puissent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
L'automatisation des documents juridiques est un processus numérique qui aide les avocats à générer des documents juridiques standard, tels que des formulaires d'homologation, des lettres et des accords de confidentialité, à partir d'un modèle. Il s'agit sans doute de l'outil le plus connu dans le cadre de l'"automatisation juridique", qui décrit tout processus juridique banal ou répétitif qu'un logiciel peut automatiser, comme la gestion des documents ou la gestion des connaissances.
La technologie d'automatisation est plus adaptée à la production de documents de routine tels que les accords de confidentialité, les conditions générales de vente ou les contrats de renouvellement. Il est utile d'envisager l'automatisation juridique dans les cas suivants
L'automatisation peut ne pas convenir à :
La création d'un contrat standard, tel qu'un accord de confidentialité, peut être laborieuse et prendre beaucoup de temps. Après avoir parcouru toutes les versions précédentes pour trouver le document Word ou PDF le plus récent, les juristes doivent ensuite procéder à des modifications manuelles pour corriger les erreurs qui se sont glissées. Ils doivent ensuite inclure toutes les informations pertinentes, telles que la date d'entrée en vigueur et la contrepartie, avant d'entamer le va-et-vient de la négociation et des signatures. Il s'agit là d'un travail de découpage, de collage et de recherche, qui laisse une large place à l'erreur humaine.
Voici comment se déroule le processus de création d'un contrat numérique :
En rationalisant l'ensemble du processus de création de documents, les logiciels d'automatisation peuvent apporter de nombreux avantages à un cabinet d'avocats :
Personne n'a fait des études de droit dans l'espoir de passer sa journée à saisir les mêmes informations sur les clients, encore et encore. L'un des principaux avantages de la technologie est le temps qu'elle permet de gagner. Libéré des tâches administratives de routine telles que l'impression de PDF pour signature, un service juridique peut se concentrer sur la fourniture de conseils stratégiques ou sur des négociations complexes.
L'automatisation juridique réduit considérablement le coût de la création de documents juridiques en permettant de gagner du temps sur les tâches manuelles. Les contrats numériques et les fonctionnalités en libre-service réduisent la charge de travail d'une équipe, ce qui permet de diminuer les coûts et d'utiliser au mieux les ressources.
La création de documents à grande échelle implique un grand nombre de doublons, tant au niveau de la rédaction des documents que de la saisie des informations relatives aux clients. L'automatisation peut réduire considérablement ces tâches en constituant une banque de documents actualisés et conformes et en extrayant des informations de votre base de données clients.
Le contrôle des versions est un défi de taille pour les cabinets d'avocats et les équipes juridiques. La création de plusieurs versions d'un même contrat et leur enregistrement sous forme de documents Word rendent difficile l'identification de la version définitive et augmentent le risque d'erreurs et de non-conformité. L'automatisation des documents juridiques permet d'établir une source unique de vérité grâce à des modèles standardisés basés sur des règles d'entreprise conformes aux exigences légales actuelles.
La production manuelle d'un grand nombre de documents comporte une part d'erreur humaine. Les logiciels d'automatisation, en revanche, peuvent répéter la même tâche à plusieurs reprises sans se fatiguer, réduisant ainsi le risque d'erreur pour que les documents soient exacts, à jour et conformes.
Les contrats numériques saisissent des informations qui peuvent être utilisées dans le cadre d'analyses visant à améliorer les processus. Ces informations peuvent également être reliées à d'autres systèmes, tels que les logiciels de communication avec les clients, afin de faciliter le déroulement des opérations.
Les logiciels d'automatisation permettent d'accélérer les délais d'exécution des services juridiques et de réaliser des économies qui peuvent être répercutées sur les clients. Ils permettent également aux clients et aux parties prenantes internes de créer eux-mêmes des documents simples en libre-service.
Il est impératif de choisir la bonne plateforme pour profiter pleinement des avantages de l'automatisation des documents. Voici quelques conseils pour y parvenir :
Malgré l'impact que l'automatisation des documents a déjà eu sur le secteur juridique, de nombreux juristes sont encore réticents à l'égard des nouvelles technologies, craignant qu'elles n'érodent leur rôle dans l'élaboration des contrats. Envisagez un projet pilote pour démontrer les avantages de la délégation des tâches routinières afin qu'ils puissent se concentrer sur un travail à plus forte valeur ajoutée, ce qui se traduira par une plus grande satisfaction au travail.
Cela s'applique à la fois à votre domaine juridique et à votre situation géographique. Les réglementations juridiques peuvent varier d'un pays à l'autre et d'un État à l'autre ; vérifiez donc si votre fournisseur de technologie peut créer des modèles conformes à votre domaine d'activité. Il est également essentiel que le système puisse générer des documents pour votre domaine juridique spécifique.
L'automatisation des documents juridiques ne fonctionne pas en vase clos ; il est important de la considérer comme un élément de votre logiciel global d'automatisation juridique, au même titre que des outils tels que la facturation, la gestion de la conformité, les rapports et l'analyse. L'automatisation des documents n'est pas la même chose que la gestion des documents (qui aide les avocats à organiser, rechercher, éditer et gérer l'accès aux documents), mais les deux vont souvent de pair.
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